Wir nehmen zur Kenntnis, dass Sie einige Dokumente zu Ihren früheren EcoVadis-Bewertungen aus unserer Datenbank zu löschen. Wir möchten Sie jedoch auf die möglichen Folgen eines solchen Vorgehens hinweisen. Die innerhalb der jeweiligen Nachhaltigkeitsbewertung analysierten Dokumente stellen einen Überprüfungsweg für EcoVadis als Nachhaltigkeits-Ratingagentur dar. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, eine sachkundige Entscheidung zu treffen, da die Folgen der Entfernung von Dokumenten erheblich sind.
- Wie wichtig sind bereits hochgeladene Dokumente?
- Beispiel einer Fallstudie
- Wie vermeide ich die Einreichung kombinierter Dokumente aufgrund eines Limits für Dokumente?
- Was ist, wenn ich mit der Löschung fortfahren möchte?
Durch das Löschen von Dokumenten aus früheren Bewertungen erhalten die Unternehmen beim Ausfüllen eines neuen Fragebogens lediglich das Kontingent für zusätzliche Dokumente, das über das anfängliche Limit von 55 Dokumenten hinausgeht. Wenn Sie beispielsweise 20 Dokumente aus den früheren Bewertungen löschen, schaffen Sie dadurch keinen Platz für 75 neue Dokumente. Das Dokumentenlimit liegt bei 55 für jede Bewertung und schließt Dokumente aus früheren Bewertungen nicht ein. Siehe Tabelle 1 unten für eine Visualisierung des Dokumentenlimits.
Bewertung 1 | Vorgelegte Dokumente: 55 | Gesamte Systemdokumente: 55 |
Bewertung 2 | Vorgelegte Dokumente: 55 | Insgesamt hochgeladene Dokumente: 110 |
Bewertung 3 | Vorgelegte Dokumente: 55 | Insgesamt hochgeladene Dokumente: 165 |
Beim Start jeder Bewertung wird für Unternehmen ein neues Kontingent von 55 Dokumentenplätzen zum Hochladen von Dokumenten bereitgestellt. Für alle Unternehmen, die an der EcoVadis Bewertung teilnehmen, gilt für jede Bewertung dasselbe Limit.
Wie wichtig sind bereits hochgeladene Dokumente?
Die innerhalb jeder Nachhaltigkeitsbewertung analysierten Dokumente stellen einen Überprüfungsweg für EcoVadis als Nachhaltigkeits-Ratingagentur dar. Informationen aus allen Bewertungen werden in jeder Bewertung berücksichtigt, solange sie gültig sind. Die Dokumente sind in der Regel bis zu acht Jahre ab dem Veröffentlichungsdatum gültig. Die Dokumente zur Berichterstattung laufen jedoch nach zwei Jahren ab.
Sie können zwar gelöscht werden, allerdings sollten die dadurch entstehenden nachteiligen Auswirkungen bedacht werden:
- Aus dem EcoVadis-System gelöschte Dokumente werden dauerhaft gelöscht; es gibt keine Option zur Wiederherstellung.
- Sollten gelöschte Dokumente gültig und für zukünftige Bewertungen relevant sein, müssen sie erneut auf die EcoVadis Plattform hochgeladen werden.
- Wenn ein oder mehrere belegende Dokumente aus dem System entfernt wurden, können unsere Nachhaltigkeitsanalyst*innen die Optionen, die den gelöschten Dokumenten zugeordnet waren, nicht mehr analysieren. Angenommen, die Optionen aus gelöschten Dokumenten müssen einem anderen Dokument erst neu zugeordnet werden (aktualisierte Richtlinie/aktualisiertes Verfahren oder ein neu hochgeladenes Dokument). In diesem Fall werden die Optionen nicht in die Bewertung einfließen.
Da sie jedoch auf Grundlage einer Reihe von Unterlagen und den daraus entnommenen Informationen erstellt wurde, bedeutet das Entfernen dieser Unterlagen, dass wir keine zusätzliche Überprüfung ihres Inhalts vornehmen können.
Beispiel einer Fallstudie
Wenn ein Dokument zur manuellen Löschung ausgewählt wurde, sollten Sie sicherstellen, dass alle Optionen wieder einem anderen entsprechenden Dokument mit den relevanten Informationen zugeordnet wurden. Zum Beispiel:
Angenommen, Sie haben dem Dokument „Umweltrichtlinie 2022“ Richtlinien zu Energie und THG, Abfall sowie Kundengesundheit und -sicherheit beigefügt und möchten das Dokument mit neuen Richtlinien aktualisieren. In diesem Fall können Sie eine „Umweltrichtlinie 2023“ mit aktualisierten Informationen erneut hochladen.
Sie müssen jedoch alle früheren Optionen aus den Dokumenten des Jahres 2022 dem Dokument aus 2023 erneut zuordnen, wenn Sie das Dokument aus 2022 löschen möchten. Es ist empfehlenswert, beide Dokumente beizubehalten und das aktualisierte Dokument aus dem Jahr 2023 zu verwenden, um Optionen zu realisieren, die zuvor nicht in der Umweltrichtlinie aus dem Jahr 2022 enthalten waren.
Wie vermeide ich die Einreichung kombinierter Dokumente aufgrund eines Limits für Dokumente?
Zusammengeführte Dokumente verweisen auf ein einzelnes unterstützendes Dokument, das aus mehreren Unterdokumenten besteht. Ein bewertetes Unternehmen stellt beispielsweise ein kombiniertes Dokument zur Verfügung, das eine Mischung aus Umweltrichtlinien, Risikobewertungen und Übungsmaterialien enthält. Dokumente aus einem zuverlässigen Nachhaltigkeitsmanagementsystem sollten bereits vorhanden, gut strukturiert und einfach für die Überprüfung durch Stakeholder zugänglich sein. Das Hochladen kombinierter Dokumente verstößt gegen die Obergrenze von 55 Dokumenten und kann die Realität und/oder Reife des Managementsystems nicht wahrheitsgemäß widerspiegeln. Daher werden wir dieses Dokument im Bewertungsverfahren nicht akzeptieren.
Um Ihnen bei der Auswahl der relevantesten Dokumente für die Bewertung zu helfen, haben wir einen Leitfaden erstellt, der in unserem Hilfe-Center zur Verfügung steht: Verständnis von belegenden Dokumenten.
Siehe auch: Warum ist die Anzahl der Dokumente, die eingereicht werden können, begrenzt? Darüber hinaus finden Sie auf der Fragebogen-Plattform weitere Informationen zu kombinierten Dokumenten und zur Priorisierung von Dokumenten.
Was ist, wenn ich mit der Löschung fortfahren möchte?
Mit dieser zusätzlichen Erläuterung über die Folgen der Löschung von Dokumenten möchten wir sicherstellen, dass wir Ihnen die notwendigen Informationen für eine informierte Entscheidung liefern. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten. Bitte vergewissern Sie sich, dass andere Nutzer*innen, die als Bewertungsverwalter fungieren, von dieser Aktion wissen und ihr zustimmen. Sie können auf die Liste der Nutzer*innen Ihrer Plattform zugreifen, indem Sie im Benutzermenü oben rechts auf Benutzerverwaltung klicken.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie fortfahren möchten, werden die Dokumente innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen gelöscht und Sie erhalten eine Bestätigung, sobald dies geschehen ist.
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