¿Qué son los documentos de terceros?
EcoVadis define la documentación de terceros como la documentación creada o emitida por una entidad independiente, no afiliada con el alcance de la evaluación. La documentación de empresas asociadas, filiales y matrices no se considera de terceros.
La documentación típica de terceros puede incluir lo siguiente:
- Convenios colectivos
- Facturas de equipos adquiridos (como mejoras de la eficiencia energética) o contratos de servicios (por ejemplo, servicios de reciclaje)
- Documentos exigidos por ley (informes sobre salud y seguridad en el trabajo, informes sobre mano de obra, informes sobre diferencias salariales, informes sobre pruebas medioambientales o gestión de riesgos, etc.)
- Certificados y material de formación externalizados
¿Cómo envío documentos de terceros?
Al igual que los demás tipos de documentos, cada documento de terceros debe cumplir las normas de admisibilidad de documentos presentadas en la Guía de documentos de EcoVadis:
Relevante
- Relevante para el alcance de la evaluación correspondiente; incluye el nombre la empresa.
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Relacionado con uno o varios de los criterios de evaluación de EcoVadis.
Actualizado
- Ocho años de antigüedad como máximo en el caso de documentos relacionados con políticas y acciones.
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Los documentos de resultados/informes de KPI (aplicables a los documentos de evaluación actuales y anteriores) no deben tener más de dos años de antigüedad.
Creíble
- Estar formalizado y plenamente integrado en el sistema de gestión de la empresa.
- Auténtico, preexistente y completo. No se aceptan documentos creados solo para la evaluación de EcoVadis.
Dado que los documentos de terceros no se emiten por su empresa, es posible que no lleven su nombre o logotipo. Puede cumplir los criterios de admisibilidad de documentos siguiendo las orientaciones que figuran a continuación para asegurarse de que existe información complementaria que identifique un documento de terceros con el alcance evaluado:
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Un certificado de asistencia a una formación de terceros se puede adjuntar a un plan de formación interno de los empleados o enviarse como invitación al curso por correo electrónico.
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Si su empresa utiliza los servicios de un proveedor de reciclaje externo, puede adjuntar el contrato o acuerdo con el proveedor de servicios a su folleto (en el folleto se describen los servicios).
- Si su empresa ha adquirido equipos nuevos con mayor eficiencia energética, puede adjuntar la factura de compra al catálogo de productos con el nombre de su empresa.
Puede consultar el artículo Cómo cumplir el límite de documentos y evitar enviar documentos combinados para obtener más información sobre la combinación y priorización de documentos.
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