¿Puedo eliminar documentos de evaluaciones anteriores?

Parece que desea eliminar de nuestra base de datos algunos documentos de sus antiguas evaluaciones de EcoVadis. Sin embargo, nos gustaría advertirle de las posibles consecuencias de tal acción. Los documentos analizados dentro de sus evaluaciones de sostenibilidad constituyen un rastro de auditoría para EcoVadis como agencia de evaluación de la sostenibilidad. Este artículo le ayudará a tomar una decisión informada, ya que las consecuencias de eliminar documentos son significativas.

• ¿Cuál es la importancia de los documentos cargados anteriormente?
• Caso de ejemplo
• ¿Cómo evito enviar documentos combinados debido a un límite de documentos?
• ¿Qué ocurriría en caso de eliminar los documentos?

Eliminar documentos de evaluaciones anteriores no permite a las empresas superar el límite de 55 documentos inicial que se habilita con cada nuevo cuestionario. Por ejemplo, eliminar 20 documentos de las evaluaciones previas no crea espacio para 75 nuevos documentos. El límite de documentos es de 55 para cada evaluación y no incluye documentos de evaluaciones anteriores. Consulte la Tabla 1 a continuación para visualizar el límite de documentos.

Al comienzo de cada evaluación, se habilita un nuevo espacio de 55 documentos para que las empresas puedan subir sus documentos. Este mismo límite se aplica a cada evaluación de todas las empresas que completan la evaluación de EcoVadis.

¿Cuál es la importancia de los documentos cargados anteriormente?

Los documentos analizados dentro de cada evaluación de sostenibilidad constituyen un rastro de auditoría para EcoVadis como agencia de evaluación de la sostenibilidad. La información de todas las evaluaciones se incluye en cada evaluación siempre que sea válida. En general, los documentos son adecuados para un periodo de hasta 8 años desde la fecha de publicación inicial. Sin embargo, los documentos de reportes caducan a los dos años.

Aunque es posible eliminarlos, le recomendamos que sopese las consecuencias:

• Los documentos eliminados del sistema EcoVadis se suprimirán de forma permanente, no hay opción a recuperarlos.
• En caso de que los documentos eliminados sean válidos y pertinentes para futuras evaluaciones, deberán volver a subirse a la plataforma EcoVadis.
• Si uno o varios documentos justificativos han sido eliminados del sistema, nuestros Analistas de Sostenibilidad ya no podrán analizar las opciones adjuntas anteriormente a los documentos eliminados. Supongamos que las opciones de los documentos eliminados aún deben readjuntarse a otro documento (procedimiento/política actualizados o un nuevo documento). En ese caso, las opciones no se incluirán en la puntuación de su evaluación.

No obstante, como se creó a partir de un conjunto de documentación y la información extraída de ella, eliminar dicha documentación supondrá que no podremos verificar más ese contenido. 

Caso de ejemplo

Si ha seleccionado un documento para su eliminación manual, compruebe que todas las opciones se han readjuntado a otro documento que contenga la información correspondiente. Por ejemplo:

Imaginemos que había adjuntado políticas sobre energía y GEI, residuos, seguridad y salud del consumidor al documento «política medioambiental 2022» y le gustaría actualizar el documento con nuevas políticas. En ese caso, puede volver a subir una «política medioambiental 2023» que contenga la información actualizada.

Sin embargo, deberá readjuntar todas las opciones anteriores de los documentos de 2022 al documento de 2023 si desea eliminar el documento de 2022. Le recomendamos que conserve ambos documentos y utilice la versión actualizada de 2023 para completar las opciones que no se adjuntaron anteriormente a la política medioambiental de 2022.

¿Cómo evito enviar documentos combinados debido a un límite de documentos?

Los documentos combinados se refieren a un único documento justificativo que consta de varios subdocumentos. Por ejemplo, una empresa evaluada presenta un documento combinado que contiene una mezcla de políticas medioambientales, evaluaciones de riesgo y materiales de capacitación. Cualquier documento relacionado con un sistema de gestión de la sostenibilidad robusto debe existir con anterioridad, estar bien estructurado y ser fácilmente accesible para los interesados en consultarlo. Cargar documentos combinados no respeta el límite de 55 documentos y no refleja completamente la realidad ni la madurez del sistema de gestión. Por tanto, no aceptaremos este documento en el proceso de evaluación.

Para ayudarle a seleccionar los documentos más pertinentes para la evaluación, hemos elaborado una guía disponible en nuestro centro de ayuda: Comprensión de los documentos justificativos.

También puede consultar: ¿Por qué hay un límite de documentos que se pueden cargar? Además, en la plataforma del cuestionario encontrará más información sobre documentos combinados y la priorización de documentos. 

¿Qué ocurriría en caso de eliminar los documentos?

Con este contexto adicional sobre lo que sucede después de la eliminación de documentos, queremos asegurarnos de que le hemos proporcionado toda la información necesaria para poder tomar una decisión informada. Póngase en contacto con nosotros si desea proceder con la eliminación de los documentos. Asegúrese de que los demás usuarios que actúan en calidad de administradores de evaluación conocen y consienten esta acción. Puede acceder a la lista de usuarios desde su plataforma haciendo clic en Gestión de usuarios en el Menú de usuario en la esquina superior derecha.

Una vez confirmada la eliminación, los documentos se destruirán en un plazo de 30 (treinta) días naturales y recibirá una confirmación.