Puis-je supprimer des documents associés à des évaluations précédentes ?

Nous comprenons que vous souhaitiez supprimer certains documents associés à de précédentes évaluations EcoVadis de notre base de données. Toutefois, nous voulons vous mettre en garde contre les conséquences potentielles d’une telle action. Les documents analysés dans le cadre de nos évaluations constituent une trace d’audit utile à EcoVadis en tant qu’agence de notation RSE. Comme supprimer des documents entraîne des conséquences considérables, cet article vous informe afin que vous puissiez prendre une décision éclairée.

• En quoi les documents précédemment téléchargés sont-ils importants ?
• Étude de cas
• Comment puis-je respecter la limite documentaire et éviter d’envoyer des documents combinés ?
• Si je le souhaite, comment puis-je procéder à la suppression ?

Supprimer des documents associés à de précédentes évaluations n’accroît pas la limite documentaire initiale fixée à 55 documents lorsque vous remplissez un nouveau questionnaire. Par exemple, si vous supprimez 20 documents associés des évaluations précédentes, vous ne pouvez pas ajouter 75 documents à une nouvelle évaluation. La limite de 55 documents par évaluation ne tient pas compte des documents associés à des évaluations précédentes. Voir le tableau 1 ci-dessous pour visualiser la limite documentaire.

Au lancement de chaque évaluation, vous bénéficiez d’un nouvel espace de 55 documents afin de télécharger des documents. La même limite s’applique à chaque évaluation pour toutes les entreprises qui réalisent l’évaluation EcoVadis.

En quoi les documents précédemment téléchargés sont-ils importants ?

Les documents analysés dans le cadre de chaque évaluation constituent une trace d’audit utile à EcoVadis en tant qu’agence de notation RSE. Les informations relatives à toutes les évaluations sont prises en compte dans chaque évaluation pour toute leur durée de validité. Les documents sont généralement encore valables jusqu’à huit ans après leur date de publication initiale. Cependant, les documents de reporting expirent au bout de deux ans.

Même s’il est possible de les supprimer, vous devez envisager les répercussions suivantes :

• La suppression de documents du système EcoVadis est définitive ; il n’existe aucune option de restauration.
• Si les documents supprimés étaient valables et pertinents pour une évaluation future, vous devrez les télécharger à nouveau sur la plateforme EcoVadis.
• Si vous supprimez un ou plusieurs documents justificatifs du système, nos analystes RSE ne pourront plus analyser les options précédemment associées à ceux-ci. Supposons que les options liées aux documents supprimés n’aient pas encore été réassociées à un autre document (politique/procédure mise à jour ou document récemment téléchargé). Dans ce cas, les options ne seront pas prises en compte dans la notation de votre évaluation.

De plus, comme ce score a été fixé sur la base d'un ensemble de documents et des informations qui en ont été extraites, supprimer ces documents ne nous permettra pas de procéder à une vérification supplémentaire de son contenu. 

Étude de cas

Si vous avez décidé de supprimer manuellement un document, vous devez veiller à ce que toutes les options aient été réassociées à un autre document contenant des informations pertinentes. Par exemple,

supposons que vous ayez joint des politiques sur l’énergie et les GES, les déchets, ainsi que la santé et la sécurité des consommateurs pour informer votre document « Politique environnementale 2022 » et que vous souhaitiez mettre à jour le document avec de nouvelles politiques. Dans ce cas, vous pouvez retélécharger un document « Politique environnementale 2023 » qui contient les informations mises à jour.

Cependant, vous devez réassocier toutes les options précédentes issues des documents 2022 au document 2023 si vous souhaitez supprimer le document 2022. Nous vous conseillons de conserver les deux documents et d’utiliser le document 2023 mis à jour pour remplir les options n’ayant pas été précédemment rattachées à la politique environnementale 2022.

Comment puis-je respecter la limite documentaire et éviter d’envoyer des documents combinés ?

Le terme « documents combinés » désigne une seule pièce justificative qui se compose de plusieurs sous-documents. Par exemple, une entreprise évaluée fournit un document combiné contenant un mélange de politiques environnementales, d’évaluations des risques et de matériel de formation. Les documents démontrant un système de gestion RSE solide doivent être préexistants, bien structurés et facilement accessibles afin d’être consultés par les parties prenantes. Télécharger des documents combinés est contraire à la limite de 55 documents et ne peut refléter véritablement la réalité et la maturité du système de gestion. C’est pourquoi nous n’accepterons pas ce type de documents lors du processus d’évaluation.

Pour vous aider à sélectionner les documents les plus pertinents pour l’évaluation, nous avons élaboré un guide disponible dans notre Centre d’aide : Comprendre les documents justificatifs.

Vous pouvez également vous référer à la section : Pourquoi y a-t-il une limite au nombre de documents pouvant être fournis ? De plus, vous trouverez plus d’informations sur les documents combinés et la priorisation des documents sur la plateforme du questionnaire. 

Si je le souhaite, comment puis-je procéder à la suppression ?

En vous communiquant ces éléments de contexte sur les conséquences de toute suppression de document, nous souhaitons vous renseigner au mieux afin de vous permettre de prendre une décision éclairée. Veuillez nous contacter si vous souhaitez toujours procéder à la suppression. Veillez à ce que d’autres utilisateurs agissant en tant qu’administrateurs pour l’évaluation aient connaissance de cette démarche et y adhèrent. Pour consulter la liste des utilisateurs depuis votre plateforme, accédez au menu utilisateur, situé en haut à droite de l’écran, et cliquez sur « Gestion des utilisateurs ».

Une fois que vous aurez confirmé que vous désirez poursuivre, les documents seront supprimés dans un délai de trente (30) jours. Vous recevrez une notification lorsque ce sera fait.