Vì sao số lượng tài liệu tôi có thể cung cấp lại bị giới hạn?

Mức giới hạn 55 tài liệu cho mỗi lần đánh giá được quy định với tất cả các công ty, bất kể quy mô, để giúp đảm bảo chỉ những tài liệu liên quan mới được gửi. Chúng tôi khuyến khích các công ty tổng hợp và công bố thông tin một cách minh bạch. Trong các năm qua, những đơn vị thực hiện hàng đầu thường có xu hướng dùng báo cáo tổng hợp (Báo cáo về bền vững) có thể liên kết với số câu trả lời tối đa và đạt được số điểm cao nhất mà không cần gửi các tài liệu kết hợp. 

Xin lưu ý, chúng tôi không chấp nhận việc dùng tài liệu kết hợp làm bằng chứng. Tài liệu kết hợp là tài liệu hỗ trợ duy nhất, bao gồm nhiều tài liệu con. Ví dụ: công ty được đánh giá cung cấp tài liệu kết hợp, chứa tập hợp các chính sách môi trường, thông tin đánh giá rủi ro và tài liệu đào tạo. Tài liệu từ hệ thống quản lý bền vững vững mạnh phải luôn có sẵn, có kết cấu rõ ràng và dễ dàng tiếp cận để các bên liên quan xem xét. Việc tải tài liệu kết hợp lên không tuân theo giới hạn 55 tài liệu và không thực sự phản ánh thực tế và/hoặc sự lớn mạnh của hệ thống quản lý. 

Ví dụ về cách kết hợp tài liệu không được chấp nhận:

• Một loạt các tài liệu chứng minh không có liên quan đến nhau (ví dụ: sơ đồ, phiếu thu và ảnh chụp) trong cùng một bộ hồ sơ nhằm đáp ứng nhiều lựa chọn trong bảng câu hỏi (ví dụ: một bộ tài liệu cho thấy những hành động đã thực hiện liên quan đến các chủ đề mức tiêu thụ điện năng, nước và/hoặc rác thải).
• Loạt gồm nhiều tài liệu phụ, được gộp chung có chủ đích để EcoVadis đánh giá (ví dụ: các chính sách và quy trình đơn lẻ khác nhau).
• Tài liệu tùy chỉnh có chứa các tệp hoặc liên kết được nhúng để truy cập đến tài liệu độc lập.

Các trường hợp ngoại lệ có thể chấp nhận:

• Loạt các chứng nhận cho nhiều cơ sở hoạt động.
• Báo cáo tổng hợp các Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cho nhiều cơ sở (ví dụ: cơ sở dữ liệu nội bộ trên Excel có dữ liệu theo cơ sở cụ thể).
• Tổng hợp các loại tài liệu cung cấp thêm thông tin bổ sung về bối cảnh và/hoặc bảo đảm thực hiện (ví dụ: gộp kế hoạch đào tạo về tuân thủ với các tài liệu đào tạo và bảng theo dõi chuyên cần).
• Các tiểu mục về chính sách và quy trình trong sổ tay quản lý (ví dụ: sổ tay về Môi trường, Sức khỏe và An toàn (EHS).
• Các tài liệu nộp chung được cung cấp và đánh giá từ một lần đánh giá trước vẫn sẽ giữ nguyên hiệu lực.

Để giúp bạn chọn được tài liệu phù hợp nhất cho lần đánh giá, chúng tôi đã biên soạn Hướng dẫn về tài liệu trong Trung Tâm Hỗ Trợ: Tôi có thể cung cấp loại tài liệu hỗ trợ nào?

Bạn cũng có thể tham khảo phần Cách đáp ứng giới hạn tài liệu và tránh gửi tài liệu kết hợp để biết thêm thông tin về tài liệu kết hợp cũng như sự ưu tiên về tài liệu. Phần này cũng có trong nền tảng bảng câu hỏi.