Bảng câu hỏi đánh giá của EcoVadis được điều chỉnh cho phù hợp với từng công ty dựa trên ngành, vị trí địa lý và quy mô của họ, bao gồm cả những công ty rất nhỏ với số lượng nhân viên tối đa là 25 người. Trung bình, các công ty nhỏ khác cần trả lời 10 câu hỏi. Một số chỉ mục quản lý như chứng thực (ví dụ: UNGC) và tính bao phủ không được áp dụng. Điều này đảm bảo rằng chỉ các vấn đề liên quan đến công ty mới được xem xét.
Tài liệu hỗ trợ là một phần thiết yếu đối với hoạt động phân tích phần thực hiện bền vững của công ty. Chúng tôi hiểu rằng các công ty nhỏ hơn có thể không có hệ thống quản lý bền vững phát triển như của các công ty lớn hơn và có thể có ít tài liệu được chính thức hóa hơn. Vì lý do này nên chúng tôi đã linh động hơn và chấp nhận các tài liệu hỗ trợ chưa được chính thức hóa của các công ty rất nhỏ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các tài liệu phải là mới nhất, phù hợp, đầy đủ và liên quan đến phạm vi đánh giá tương ứng.
- Tôi có thể cung cấp loại tài liệu hỗ trợ nào?
- Ví dụ về tài liệu cụ thể dành cho các công ty rất nhỏ (XS)
- Ví dụ các tài liệu được chấp nhận và không được chấp nhận
Tôi có thể cung cấp loại tài liệu hỗ trợ nào?
Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi bất kỳ tài liệu chính thức nào phản ánh hệ thống quản lý bền vững của công ty và hỗ trợ cho câu trả lời của bạn trong bảng câu hỏi này.
Sau đây là một số ví dụ về tài liệu bạn có thể cung cấp (chỉ mang tính chất minh họa): các quy trình quản lý bền vững, Báo cáo bền vững, báo cáo Kiểm toán xã hội, Chính sách Sức khỏe - An toàn - Môi trường (HSE), Bộ quy tắc đạo đức/Bộ quy tắc ứng xử, Sổ tay nhân viên, giấy chứng nhận (ISO14001, ISO45001, v.v.), Thông báo cho UNGC về tiến độ, Báo cáo hằng năm có mục Phát triển bền vững theo phương thức tích hợp.
Tất cả tài liệu phải:
- Phù hợp và hoàn chỉnh, cũng như liên quan đến phạm vi đánh giá tương ứng;
- Ở một trong các định dạng sau: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png và .jpeg. Lưu ý: khi “Tải tài liệu mới lên”, loại tệp “Adobe Acrobat Document” có thể gây ra lỗi trong quá trình tải lên. Trong trường hợp này, hãy lưu tài liệu dưới dạng PDF để tải lên;
Lưu ý: khi “Tải đường dẫn mới lên”, vui lòng chỉ cung cấp đường dẫn đến trang web, chứ không phải đến tài liệu. Trang web sẽ được chụp và tải lên Thư viện Tư liệu của bạn dưới dạng PDF. Chỉ trang web cụ thể bên dưới đường dẫn mới được chụp lại, không phải toàn bộ trang web. Hãy đảm bảo đường dẫn hợp lệ và bắt đầu bằng http:// hoặc https://.; - Nhỏ hơn 30 MB;
- Được xem xét lại thường xuyên. Thời gian hiệu lực được áp dụng với cả chính sách và hành động là 8 năm, còn với báo cáo KPI là 2 năm;
- Ở định dạng văn bản -- Nếu tài liệu của bạn không sử dụng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Trung hoặc tiếng Nhật, hãy gửi tài liệu mã hóa dưới dạng văn bản thay vì hình ảnh.
EcoVadis sẽ không công nhận:
- Các tài liệu (cam kết, hành động hoặc báo cáo) được tạo ra chỉ để đáp ứng cho bảng câu hỏi EcoVadis sẽ không được chấp nhận;
- Các mục tiêu, hành động hoặc báo cáo được sao chép từ một tổ chức khác hoặc các nguồn trực tuyến mà không có bằng chứng hợp lý và công tác bảo đảm thực hiện;
- Tài liệu không chính thức (ví dụ: không có tên hoặc biểu tượng của công ty, không có ngày phát hành hoặc xem xét lại, ảnh, v.v.).
- Bằng chứng phải được trình bày dưới dạng tài liệu/đường dẫn đến web được nhúng (tức là bằng chứng phải được hiển thị trực tiếp trong tài liệu); các nhà phân tích sẽ không tải xuống theo cách thủ công bất kỳ tài liệu bổ sung nào từ các đường dẫn đó;
- Bằng chứng không liên quan đến 21 tiêu chí bền vững của EcoVadis.
Để biết thêm thông tin và ví dụ về các tài liệu có thể cần cung cấp, vui lòng tải xuống tài liệu hướng dẫn của chúng tôi hoặc tìm hiểu thêm về phạm vi đánh giá.
Ví dụ về tài liệu cụ thể dành cho các công ty rất nhỏ (XS)
Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi bất kỳ tài liệu chính thức nào phản ánh hệ thống quản lý bền vững của công ty và hỗ trợ cho câu trả lời của bạn trong bảng câu hỏi này. Ví dụ về tài liệu được chấp nhận cho các chủ đề quan trọng nhất (Chính sách, Biện pháp và Báo cáo) bao gồm:
Chính sách
Các tài liệu chính sách chứng minh rằng công ty của bạn cam kết giảm thiểu rủi ro liên quan đến các vấn đề bền vững chính. Những tài liệu này có thể bao gồm chỉ tiêu (Đạt được x trước hạn chót) và cam kết/nguyên tắc/mục tiêu bằng văn bản (tuyên bố cam kết đối với các vấn đề bền vững).
- Thư có chữ ký của Giám đốc điều hành thể hiện cam kết của công ty đối với các vấn đề bền vững chính được dùng để truyền đạt cam kết của công ty trong nội bộ và/hoặc ra bên ngoài. Các vấn đề bền vững chính có thể được tìm thấy trong Hồ sơ Rủi ro liên quan đến ngành hoạt động.
- Các kế hoạch hành động hoặc lộ trình cho những cam kết bền vững cụ thể, bao gồm danh sách các hành động dự kiến thực hiện (ví dụ: Kế hoạch hành động về An toàn & Sức khỏe hằng năm) cho mục đích lập kế hoạch nội bộ.
Các biện pháp
Các tài liệu về biện pháp/hành động phải thể hiện những hành động cụ thể mà công ty bạn hiện đang triển khai trong hoạt động hằng ngày.
- Hóa đơn chứng minh rằng hành động đã được thực hiện (ví dụ: hóa đơn chứng minh rằng công ty bạn đã mua thiết bị tiết kiệm năng lượng, v.v.)
- Tài liệu đào tạo cho thấy các hành động đã được truyền đạt và thực hiện. Tài liệu này có thể bao gồm nhật ký đào tạo, danh sách kiểm tra hoặc tài liệu đào tạo (trang chiếu, v.v.)
- Email chứng minh các hành động đã được thực hiện (ví dụ: thông báo cho nhà cung cấp về các kỳ vọng đối với môi trường và xã hội)
Báo cáo
Tài liệu báo cáo chứng minh công ty bạn đang theo dõi các KPI liên quan đến những vấn đề bền vững quan trọng trong công ty. Tài liệu báo cáo có thời hạn tối đa là hai năm dương lịch và bao gồm thông tin trong ít nhất một năm.
Môi trường
- Các loại tài nguyên đã tiêu thụ (ví dụ: chất thải, nước, năng lượng [điện, khí đốt, dầu]) có đơn vị và năm/kỳ báo cáo (2020, 2019-2022, v.v.).
- Có thể dùng tính năng ước tính nếu được giải thích rõ ràng trong trường hợp khó lấy được thông tin phát thải thực tế (ví dụ: mức tiêu thụ nước hoặc điện có thể được ước tính từ tổng lượng phát thải từ những tòa nhà được chia nhỏ hoặc các tòa nhà văn phòng đã được cho thuê).
- Bạn có thể theo dõi thông tin phát thải từ hóa đơn và hợp đồng. Thông tin này phải được tuân theo trong một tài liệu chính thức.
Quyền lao động và quyền con người
- Các topic được giám sát (ví dụ: số vụ tai nạn, chương trình đào tạo được tiến hành) kèm đơn vị (Số hoặc phần trăm) và kỳ báo cáo (2020, 2019-2022, v.v.).
Ghi chú: Xin lưu ý rằng việc chỉ cung cấp hóa đơn (ví dụ: hóa đơn năng lượng, hóa đơn nước) là bằng chứng không được chấp nhận cho mục đích Báo cáo. Chỉ mục Báo cáo không chỉ đánh giá tính sẵn có của thông tin mà còn theo dõi tích cực và đánh giá tiến độ thông qua tất cả các KPI trong mỗi chủ đề.
Ví dụ các tài liệu được chấp nhận bao gồm:
- Bằng chứng về việc đào tạo nhân viên;
- Email nội bộ liên quan đến việc đào tạo nhận thức cho nhân viên;
- Hóa đơn mua các sản phẩm được dán nhãn sinh thái cho hành động đã triển khai;
- Chính sách đạo đức kinh doanh;
- Bảng thông tin môi trường nội bộ;
- Trang tính Excel chứa dữ liệu nhân sự, ví dụ: KPI liên quan đến việc đào tạo nhân viên;
- Phần thuyết trình quản lý nội bộ;
- Tài liệu đánh giá rủi ro.
Ví dụ về các tài liệu không được chấp nhận bao gồm:
- Hóa đơn tiện ích từ bên thứ ba cho mục đích báo cáo;
- Bản tự xác nhận tự phát;
- Bản mô tả các hành động chỉ được tuyên bố suông là đã thực hiện mà không có bằng chứng vững chắc;
- Ảnh;
- Sách giới thiệu về hoạt động từ thiện;
- Tài liệu từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh của bạn;
- Giấy phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật;
- Các văn bản tuân thủ pháp luật khác do chính quyền địa phương ban hành.
Vui lòng xem Hướng dẫn dành cho Công ty rất nhỏ (XS). Tài liệu này bao gồm thông tin tổng quan về phương pháp của chúng tôi và hướng dẫn về các tài liệu hỗ trợ.
Đọc thêm về định dạng và thời gian hiệu lực của các tài liệu hỗ trợ.
Bình luận
0 bình luận
Bài viết bị đóng bình luận.