Chúng tôi ghi nhận quyền lợi của bạn trong việc xóa một số tài liệu có chứa các đánh giá EcoVadis trước đó từ cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Tuy nhiên, chúng tôi muốn cảnh báo bạn về những hậu quả có thể xảy ra khi thực hiện hành động này. Các tài liệu được phân tích trong các đánh giá bền vững là bằng chứng đánh giá của EcoVadis với tư cách một đơn vị xếp hạng bền vững. Do hậu quả của việc xóa tài liệu là rất lớn nên mục đích của bài này là muốn giúp bạn có được thông tin trước khi đưa ra quyết định.
- Các tài liệu đã tải lên trước đây quan trọng thế nào?
- Nghiên cứu trường hợp ví dụ
- Làm cách nào để tránh gửi tài liệu kết hợp do giới hạn tài liệu?
- Nếu tôi vẫn muốn xóa thì sao?
Xóa tài liệu khỏi các đánh giá trước đây chỉ cung cấp cho các công ty có các tài liệu bổ sung lớn hơn giới hạn 55 tài liệu ban đầu khi hoàn thành một bảng câu hỏi mới. Ví dụ: xóa 20 tài liệu khỏi các đánh giá trước đây không tạo ra chỗ cho 75 đánh giá mới. Hạn mức 55 tài liệu là 55 cho từng đợt đánh giá và không bao gồm các tài liệu của các lần đánh giá trước. Xem Bảng 1 dưới đây để hình dung về giới hạn tài liệu.
Đánh giá 1 | Tài liệu đã cung cấp: 55 | Tổng số tài liệu trong hệ thống: 55 |
Đánh giá 2 | Tài liệu đã cung cấp: 55 | Tổng số tài liệu đã tải lên: 110 |
Đánh giá 3 | Tài liệu đã cung cấp: 55 | Tổng số tài liệu đã tải lên: 165 |
Trong quá trình bắt đầu của mỗi đợt đánh giá, một bộ mới gồm 55 chỗ được cung cấp cho các công ty để tải tài liệu lên. Giới hạn này cũng được áp dụng cho mọi đợt đánh giá đối với tất cả các công ty hoàn thành đánh giá EcoVadis.
Các tài liệu đã tải lên trước đây quan trọng thế nào?
Các tài liệu được phân tích trong mỗi đánh giá bền vững là bằng chứng đánh giá của EcoVadis với tư cách một đơn vị xếp hạng bền vững. Thông tin từ các đợt đánh giá được hệ số vào mỗi đánh giá chỉ cần chúng vẫn hợp lệ. Các tài liệu thường phù hợp cho đến 8 năm từ ngày phát hành ban đầu. Tuy nhiên, các tài liệu báo cáo hết hạn sau 2 năm.
Mặc dù có thể xóa chúng nhưng cần phải xem xét các tác động sau đó:
- Các tài liệu đã xóa khỏi hệ thống EcoVadis sẽ bị xóa vĩnh viễn; không có phương án nào để khôi phục chúng cả.
- Nếu các tài liệu đã xóa còn giá trị sử dụng và liên quan tới các lần đánh giá tiếp theo, chúng phải được tải lên lại trên EcoVadis platform.
- Chỉ cần một hoặc vài tài liệu hỗ trợ đã bị xóa khỏi hệ thống, các nhà phân tích bền vững của chúng tôi không thể phân tích các phương án trước đây gắn với những tài liệu bị xóa này nữa. Giả sử các phương án từ những tài liệu đã xóa vẫn chưa được gắn lại vào một tài liệu khác (chính sách/quy trình cập nhật hoặc một tài liệu mới được tải lên). Trong trường hợp này, các phương án sẽ không được hệ số vào phần tính điểm của đánh giá của bạn.
Tuy nhiên, vì nó đã được tạo ra dựa trên một bộ các tài liệu và thông tin được trích ra từ đó nên xóa tài liệu đó đi đồng nghĩa với việc chúng tôi không thể thực hiện xác minh bổ sung nội dung của nó.
Nghiên cứu trường hợp ví dụ
Nếu một tài liệu được chọn để xóa thủ công, vui lòng đảm bảo rằng tất cả các phương án đã được gắn lại vào một tài liệu khác tương ứng có chứa các thông tin liên quan. Ví dụ:
Giả sử bạn đã gắn các chính sách về Năng lượng & GHG, Chất thải và Sức khỏe & an toàn của khách hàng cho tài liệu “Chính sách môi trường 2022” và muốn cập nhật tài liệu với các chính sách mới. Trong trường hợp đó, bạn được phép tải lên lại một “chính sách môi trường 2023” có chứa thông tin cập nhật.
Tuy nhiên, bạn phải gắn lại toàn bộ các phương án trước đây từ tài liệu năm 2022 sang tài liệu năm 2023 nếu bạn muốn xóa tài liệu năm 2022 đi. Cách tốt nhất là giữ cả hai tài liệu và tận dựng bản tài liệu 2023 được cập nhật để thực hiện các phương án trước kia chưa được gắn vào chính sách môi trường 2022.
Làm cách nào để tránh gửi tài liệu kết hợp do giới hạn tài liệu?
Tài liệu kết hợp là tài liệu hỗ trợ duy nhất, bao gồm nhiều tài liệu con. Ví dụ: công ty được đánh giá cung cấp tài liệu kết hợp, chứa tập hợp các chính sách môi trường, thông tin đánh giá rủi ro và tài liệu đào tạo. Tài liệu từ hệ thống quản lý bền vững mạnh mẽ phải luôn có sẵn, có kết cấu rõ ràng và dễ dàng tiếp cận để các bên liên quan xem xét. Việc tải tài liệu kết hợp lên không tuân theo giới hạn 55 tài liệu và không thực sự phản ánh thực tế và sự lớn mạnh của hệ thống quản lý. Do đó, chúng tôi sẽ không chấp nhận tài liệu này trong quy trình đánh giá.
Để giúp bạn chọn được tài liệu phù hợp nhất cho lần đánh giá, chúng tôi đã tổng hợp một hướng dẫn trong Trung Tâm Hỗ Trợ: Hiểu về tài liệu hỗ trợ.
Bạn cũng có thể tham khảo Vì sao số lượng tài liệu tôi có thể cung cấp lại bị giới hạn? Hơn nữa, bạn có thể tìm thấy các thông tin thêm về tài liệu kết hợp và ưu tiên tài liệu trên nền tảng bảng câu hỏi.
Nếu tôi vẫn muốn xóa thì sao?
Với các thông tin bổ sung như trên về những gì sẽ xảy ra sau khi xóa tài liệu, chúng tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn vẫn muốn xoá. Vui lòng đảm bảo rằng những người dùng khác hoạt động với tư cách Người phụ trách chính biết và đồng ý với hành động này. Bạn có thể truy cập danh sách người dùng từ nền tảng bằng cách nhấp vào Quản lý Người dùng trong thanh Menu Người Dùng ở góc trên cùng bên phải.
Sau khi bạn xác nhận rằng bạn đồng ý tiếp tục thì các tài liệu sẽ bị xóa trong vòng 30 (ba mươi) ngày theo lịch và bạn sẽ được thông báo sau khi yêu cầu được hoàn thành.
Bình luận
0 bình luận
Bài viết bị đóng bình luận.