Comprensión de los documentos justificativos

La documentación justificativa es una parte esencial de nuestra evaluación, además de imprescindible para garantizar que su empresa obtenga una evaluación fiable de sus prácticas y desempeño en materia de sostenibilidad. Puede validar el cuestionario sin cargar ningún documento. Sin embargo, tenga en cuenta que solo podemos acreditar aquellas respuestas avaladas por sus correspondientes pruebas.

Los documentos justificativos son pruebas de sus respuestas y, por tanto, resultan fundamentales para la fiabilidad de su evaluación. Recuerde que sus respuestas al cuestionario solo pueden acreditarse si la documentación solicitada las respalda.

Los documentos deben demostrar el sistema de gestión de sostenibilidad de su empresa, ser recientes y pertinentes y estar completos y relacionados con el alcance correspondiente de la evaluación. Descargue nuestra Guía de documentos para ver ejemplos de documentos que puede cargar en su cuestionario. Sus documentos se tratarán de forma confidencial, tal y como se indica en nuestros términos y condiciones. Para obtener información adicional sobre nuestros procedimientos internos de seguridad de la información, consulte ¿Cómo garantiza EcoVadis la seguridad de mis datos?

• ¿Qué tipo de documentos justificativos puedo proporcionar?
• ¿Cómo usará EcoVadis mis documentos? ¿Quién tiene acceso a mis documentos?
• ¿Cómo gestiona EcoVadis los documentos justificativos fraudulentos?
• ¿Cómo verifica EcoVadis la fiabilidad de los documentos? 
• ¿Qué consecuencias tiene la entrega de documentos de dudosa autenticidad?

¿Qué tipo de documentos justificativos puedo proporcionar?

Puede proporcionarnos cualquier documento formalizado que refleje el sistema de gestión de sostenibilidad de su empresa y respalde sus respuestas al cuestionario.

Estos son algunos ejemplos de los documentos que puede proporcionarnos (solo con fines ilustrativos): procedimientos de gestión de sostenibilidad, informes de sostenibilidad, informes de auditoría social, políticas de HSE, código de ética/conducta, manuales del empleado, certificados (ISO14001 o ISO45001, entre otros), comunicación sobre el progreso en el UNGC (Pacto Mundial de las Naciones Unidas) e informes anuales con sección integrada sobre la sostenibilidad.

Si tiene una microempresa (XS), haga clic aquí para ver otros ejemplos de los documentos justificativos que aceptamos. 

Todos los documentos deben:

• Ser pertinentes y estar completos y relacionados con el alcance de la evaluación correspondiente.
• Tener uno de estos formatos: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw. Nota: al "Cargar un documento nuevo", puede haber problemas para cargar el tipo de archivo "Documento de Adobe Acrobat". Si es así, guarde el documento como PDF para subirlo.
  Nota: al "Cargar un enlace nuevo", introduzca únicamente enlaces a la página web, no a documentos. La página se capturará y cargará en la Biblioteca de Documentos en formato PDF. Solo se registrará la página web concreta del enlace, no el sitio web completo. Asegúrese de que el enlace sea válido y comience por http:// o https://.
• Ocupar menos de 30 MB.
• Revisarse periódicamente. Hay un período de validez de ocho años que se aplica tanto a las políticas como a las acciones y de dos años a los informes de KPI.
• Tener formato de texto: si sus documentos no están en inglés, francés, español, alemán, chino o japonés, envíelos codificados como texto, no como imagen.

EcoVadis no tendrá en cuenta:

• Documentos (compromisos, acciones o informes) creados únicamente para cumplir con el cuestionario de EcoVadis.
• Objetivos, acciones o informes copiados de otra organización o fuentes en línea sin pruebas razonables ni garantías de implementación.
• Documentación informal (por ejemplo, sin el nombre o el logotipo de la empresa, sin la fecha de emisión o revisión, fotos, etc.).
• Las pruebas deben presentarse en forma de documentos o enlaces web incrustados (es decir, las pruebas deben incluirse directamente en los documentos). Los analistas no descargarán manualmente ninguna documentación adicional de dichos enlaces.
• Pruebas que no tengan relación con los 21 criterios de sostenibilidad de EcoVadis.

Para obtener más información y ejemplos de documentos que puede entregar, descargue nuestra Guía de documentos u obtenga más información sobre el alcance de la evaluación.

¿Cómo usará EcoVadis mis documentos? ¿Quién tiene acceso a mis documentos?

Los documentos proporcionados para la evaluación solo se usarán para respaldar las respuestas que proporcionó en la evaluación. Nuestro equipo de analistas revisará los documentos durante la evaluación y solo se compartirán con sus socios comerciales si usted lo solicita expresamente.

Cuando adjunta un documento nuevo, puede elegir si quiere compartirlo. Si lo hace, este documento será visible en línea para los socios comerciales con los que decidió compartir su ficha de evaluación (resultado de calificación de sostenibilidad). EcoVadis está totalmente comprometida con garantizar la seguridad de los datos de sus clientes y proporcionar soluciones en línea muy seguras.

Cada documento que ha subido tiene una fecha de vencimiento. Todos los documentos que se carguen en su evaluación se tendrán en cuenta en todas las evaluaciones siguientes hasta su fecha de vencimiento, y nuestro sistema eliminará automáticamente los documentos caducados y cualquier opción adjunta a ellos. 

¿Cómo gestiona EcoVadis los documentos justificativos fraudulentos?

La calificación EcoVadis se basa en pruebas, por lo que las empresas deben aportar documentación oficial, reciente y ya existente que garantice la fiabilidad de sus sistemas de gestión de sostenibilidad. Como disponer de documentos justificativos fidedignos es fundamental para la evaluación, EcoVadis dispone de un riguroso y polifacético programa para la verificación de la integridad de las pruebas aportadas. 

Los siguientes documentos no se considerarán pruebas y no se aceptarán:

• Documentos (compromisos, acciones o informes) creados específicamente para responder al cuestionario de EcoVadis
• Documentos copiados de otras organizaciones o fuentes en línea sin pruebas razonables ni garantías de implementación
• Certificados falsificados.

¿Cómo verifica EcoVadis la fiabilidad de los documentos? 

En EcoVadis, hemos establecido un mecanismo interno para la detección de documentos de dudosa autenticidad. Además, nuestros analistas pueden informar de los casos sospechosos a un grupo de trabajo especial. Los certificados que recibimos pasan por un proceso de verificación sistemático con el que se comprueba su validez, así como la fiabilidad de la entidad certificadora. También nos hemos asociado con un proveedor de software para detectar la presencia de contenido plagiado. Esta herramienta precisa, segura y fiable permite a nuestros analistas determinar si los documentos son auténticos, fidedignos y legales.

¿Qué consecuencias tiene la entrega de documentos de dudosa autenticidad?

Rechazaremos sus documentos si comprobamos que se han preparado específicamente para nuestra evaluación o que se ha plagiado gran parte de ellos a partir de fuentes externas y sin un nivel adecuado de adaptación. En la ficha de evaluación de su empresa, se mostrará un comentario de parte de nuestros analistas que podrán ver las empresas solicitantes. Por último, se alertará a las empresas solicitantes si los documentos que presenta son similares a los de otras empresas que evalúa EcoVadis o si aporta certificados falsos para la evaluación. Así pues, su empresa y la relación que mantiene con los socios comerciales podrían verse gravemente afectadas si entrega documentos de dudosa autenticidad.

Para obtener más información y ejemplos de los documentos que pueden entregarse, descárguese nuestra guía de documentos.