Che cosa sono i documenti di terzi?
EcoVadis definisce la documentazione di terzi come documentazione creata o rilasciata da un'entità terza non associata all'ambito di valutazione. La documentazione proveniente da società consociate, filiali e società madri non è considerata di terzi.
La tipica documentazione di terzi può includere quanto segue:
- Contratti collettivi nazionali di lavoro
- Fatture relative ad attrezzature acquistate (ad esempio, di riqualificazione dell’efficienza energetica) o a contratti di servizio (ad esempio, servizi di riciclo)
- Documenti obbligatori per legge (relazioni in materia di ambiente, salute e sicurezza (EHS), relazioni riguardanti la manodopera, relazioni sul divario retributivo, relazioni sui test ambientali o sulla gestione del rischio, ecc.)
- Materiale formativo e certificati gestiti in outsourcing
Come posso inviare documenti di terzi?
Come tutti gli altri tipi di documenti, ogni documento di terzi deve soddisfare gli standard di idoneità del documento delineati nella Guida per la documentazione EcoVadis:
Rilevanti
- Devono essere rilevanti per l’ambito di valutazione corrispondente e devono includere la ragione sociale dell’azienda.
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Devono essere correlati a uno o più criteri di valutazione EcoVadis.
Aggiornati
- Al massimo otto anni in caso di documenti relativi a politiche e azioni.
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I documenti relativi a risultati/report KPI (applicabile a documenti di valutazione attuali e precedenti) non devono essere più vecchi di due anni.
Credibili
- Formalizzati e completamente integrati nel sistema di gestione dell’azienda.
- Autentici, preesistenti e completi. Non accettiamo documenti creati ad hoc per la valutazione EcoVadis.
Poiché i documenti di terzi non sono emessi dalla vostra azienda, potrebbero non riportare la vostra ragione sociale o il vostro logo. Potete soddisfare i criteri di idoneità del documento seguendo le indicazioni riportate di seguito per garantire la presenza di informazioni aggiuntive che identifichino un documento di terzi con l'ambito valutato:
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Un certificato di partecipazione alla formazione di terzi può essere allegato a un piano di formazione interno dei dipendenti o inviato in un’e-mail di invito al corso.
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Se la vostra azienda si avvale dei servizi di riciclo di un fornitore esterno, potete allegare il contratto o l'accordo stipulato con il fornitore dei servizi alla sua brochure (la brochure definisce i servizi).
- Se la vostra azienda ha acquistato una nuova attrezzatura, più efficiente a livello energetico, potete allegare la fattura di acquisto alla brochure del prodotto con la ragione sociale della vostra azienda..
Per maggiori informazioni sui documenti combinati e sull’attribuzione di priorità ai documenti, vi invitiamo a consultare la sezione Come rispettare il limite di documenti ed evitare di inviare documenti combinati.
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