Comprendere i documenti giustificativi

La documentazione giustificativa è una parte fondamentale della nostra valutazione ed è essenziale per garantire che la vostra azienda abbia una valutazione accurata delle prassi e prestazioni di sostenibilità. Potete convalidare il questionario senza caricare alcun documento. Tuttavia, tenete presente che possiamo considerare solo risposte supportate da prove adeguate.

I documenti giustificativi costituiscono la prova delle vostre risposte e sono essenziali per l’affidabilità della valutazione. Ricordate che le vostre risposte al questionario possono essere considerate solo se la documentazione richiesta le supporta.

I documenti devono dimostrare il sistema di gestione della sostenibilità della vostra azienda, devono essere recenti, pertinenti, completi e rientrare nel corrispondente ambito della valutazione. Scaricate la nostra Guida per la documentazione per vedere esempi di documenti che potreste caricare nel questionario. I vostri documenti saranno trattati in modo confidenziale, come indicato nei nostri Termini e Condizioni. Per ulteriori informazioni sulle nostre procedure interne in materia di sicurezza delle informazioni, consultate In che modo EcoVadis garantisce la sicurezza dei miei dati?

• Che tipo di documenti giustificativi si possono fornire?
• Come verranno utilizzati i miei documenti da parte di EcoVadis? Chi ha accesso ai miei documenti?
• Come gestisce EcoVadis i documenti giustificativi fraudolenti?
• Come verifica EcoVadis la credibilità dei documenti?
• Quali sono le conseguenze in caso di invio di documenti sospetti?

Che tipo di documenti giustificativi si possono fornire?

È possibile fornirci documenti formalizzati che rispecchino il sistema di gestione della sostenibilità dell’azienda e supportino le risposte riportate nel questionario.

Ecco alcuni esempi di documenti che possono essere forniti (solo a scopo illustrativo): procedure di gestione della sostenibilità, relazioni sulla sostenibilità, rapporti di audit in ambito sociale, politiche di salute, sicurezza e ambiente (HSE), codice etico/di condotta, manuali dei dipendenti, certificati (ISO14001, ISO45001, tra gli altri), UNGC (Global Compact delle Nazioni Unite) Communication on Progress, relazioni annuali con sezione integrata sulla sostenibilità. Sono accettabili anche gli screenshot dell'intranet dell’azienda, ma in condizioni specifiche1.

Se la vostra è un’azienda molto piccola (XS), cliccate qui per vedere altri esempi di documenti giustificativi accettati. 

Tutti i documenti devono essere:

• Pertinenti e completi nonché correlati al corrispondente ambito di valutazione;
• In uno di questi formati: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw.

  - Nota: per “Carica un nuovo documento”, il tipo di file “Documento Adobe Acrobat” può causare problemi di caricamento. In questo caso, per caricarlo, salvare il documento come PDF;

  - Nota: per “Carica un nuovo link”, fornire solo link alla pagina web, non a documenti. La pagina verrà acquisita e caricata nella libreria dei documenti in formato PDF. Verrà catturata solo la pagina web specifica disponibile tramite il link, non l’intero sito web. Assicurarsi che il link sia valido e inizi con http:// o https://.;
• Di dimensioni inferiori a 30 MB;
• Regolarmente aggiornati. Alle politiche e alle azioni si applica un periodo di validità di 8 anni e ai reporting KPI un periodo di validità di 2 anni;
• formato testo: se i documenti non sono in inglese, francese, spagnolo, tedesco, cinese o giapponese, occorre inviarli codificati come testo, non come immagine.

EcoVadis non considererà:

• Documenti (impegni, azioni o rendicontazioni) creati appositamente per rispondere al questionario EcoVadis;
• Obiettivi, azioni o rendicontazioni copiati da un’altra organizzazione o provenienti da fonti online senza ragionevoli prove o garanzie circa l’implementazione di quanto confermato;
• Documentazione informale (ad es. senza la ragione sociale o il logo dell’azienda, senza la data di emissione o revisione, foto, ecc.).
• Prove sotto forma di documenti/link web incorporati (che devono essere visibili direttamente nel documento); gli analisti non scaricheranno manualmente eventuale documentazione integrativa da tali link;
• Prova non collegata ai 21 criteri di sostenibilità EcoVadis.

*1. Gli screenshot dell'intranet dell’azienda devono mostrare gli elementi del sistema di gestione che sono stati esternalizzati o che non sono disponibili come documenti. In genere si tratta solo di moduli di formazione per corsi di formazione. Tuttavia, sarà accettabile se le prove fanno parte del sistema di gestione.

Per ulteriori informazioni ed esempi dei documenti che possono essere forniti, scaricate la nostra guida per la documentazione o scoprite di più sull’ambito di valutazione.

Come verranno utilizzati i miei documenti da parte di EcoVadis? Chi ha accesso ai miei documenti?

I documenti forniti per la valutazione saranno utilizzati unicamente a supporto delle risposte fornite nel corso della valutazione. Il nostro team di analisti esaminerà i documenti durante la valutazione e questi saranno condivisi con i vostri partner commerciali solo se lo richiedete esplicitamente.

Quando caricate un nuovo documento, potete scegliere se condividerlo. Se lo condividete, questo documento sarà visibile online ai partner commerciali con cui avete deciso di condividere la vostra scorecard (risultato del punteggio di sostenibilità). EcoVadis si impegna al massimo per garantire la sicurezza dei dati dei clienti e fornire soluzioni online altamente sicure.

Ogni documento caricato contiene una data di scadenza. Tutti i documenti caricati nella vostra valutazione saranno presi in considerazione in tutte le valutazioni successive fino alla rispettiva scadenza e il nostro sistema rimuoverà automaticamente i documenti scaduti e tutte le opzioni ad essi collegate. 

Come gestisce EcoVadis i documenti giustificativi fraudolenti?

Il rating EcoVadis è basato sulle prove e pertanto le aziende devono fornire documentazione formalizzata, recente e antecedente alla valutazione che rappresenti un elemento affidabile del sistema di gestione della sostenibilità dell’azienda. Poiché l’invio di documenti giustificativi credibili è essenziale per la valutazione, EcoVadis ha messo in atto un programma rigoroso e multiforme per la verifica dell’integrità delle prove. 

I seguenti documenti non sono considerati prove e non verranno accettati:

• Documenti (impegni, azioni e rendicontazioni) creati appositamente per rispondere al questionario EcoVadis;
• Documenti copiati da un’altra organizzazione o provenienti da fonti online senza ragionevoli prove o garanzie circa l’implementazione di quanto confermato;
• Certificati falsificati.

Come verifica EcoVadis la credibilità dei documenti?

EcoVadis ha messo in atto un meccanismo interno per la rilevazione dei documenti sospetti. Inoltre, i nostri analisti possono segnalare i casi sospetti a una speciale task force. Sottoponiamo i certificati inviati a un processo di verifica sistematico per controllarne la validità e l’affidabilità dell’organismo di certificazione. EcoVadis ha inoltre avviato una partnership con un fornitore di software per rilevare la presenza di contenuti plagiati. Questo strumento preciso, affidabile e riservato consente agli analisti di determinare se i documenti sono autentici, affidabili e credibili.

Quali sono le conseguenze in caso di invio di documenti sospetti?

Se si riscontra che sono stati preparati specificamente per la valutazione o copiati in larga misura da fonti esterne senza un livello di adattamento adeguato, i documenti saranno rifiutati. Sulla scorecard della vostra azienda sarà inoltre indicato un commento specifico dei nostri analisti, visibile da parte delle aziende richiedenti. Infine, se i documenti inviati sono simili a quelli di altre aziende valutate da EcoVadis o se per la valutazione sono stati forniti certificati falsificati, le aziende richiedenti saranno avvisate. L’invio di documenti sospetti potrebbe quindi avere serie ripercussioni per la vostra azienda e i rapporti con i vostri partner commerciali.

Per ulteriori informazioni ed esempi dei documenti che possono essere forniti, scaricate la guida per la documentazione.