Posso eliminare i documenti delle valutazioni precedenti?

Prendiamo atto del tuo interesse a eliminare dal nostro database alcuni documenti relativi alle tue valutazioni EcoVadis precedenti, ma desideriamo avvertirti delle possibili conseguenze di tale azione. I documenti analizzati per la valutazione di sostenibilità costituiscono una traccia dell’audit per EcoVadis nel suo ruolo di agenzia per le valutazioni di sostenibilità. Poiché le conseguenze dell’eliminazione di un documento sono significative, questo articolo ha lo scopo di aiutarti a prendere una decisione informata.

• Quanto sono importanti i documenti precedentemente caricati?
• Casi studio esemplificativi
• Come posso evitare di inviare documenti combinati per rispettare il limite di documenti?
• Come procedo con l’eliminazione?

L’eliminazione di documenti da valutazioni precedenti fornisce alle aziende documenti aggiuntivi rispetto al limite iniziale di 55 solo dopo la compilazione di un nuovo questionario. Ad esempio, l’eliminazione di 20 documenti relativi a valutazioni precedenti non crea spazio per 75 nuovi documenti. Il limite è di 55 documenti per ogni valutazione e non include i documenti delle precedenti valutazioni. Consulta la Tabella 1 per visualizzare il limite di documenti.

All’inizio di ogni valutazione, alle aziende viene fornito un nuovo spazio per caricare fino a 55 documenti. Lo stesso limite viene applicato a tutte le valutazioni delle aziende che completano la valutazione EcoVadis.

Quanto sono importanti i documenti precedentemente caricati?

I documenti analizzati per ogni valutazione di sostenibilità costituiscono una traccia dell’audit per EcoVadis nel suo ruolo di agenzia per le valutazioni di sostenibilità. Le informazioni di ogni valutazione vengono prese in considerazione per tutte le valutazioni, fintanto che rimangono valide. Solitamente, i documenti sono rilevanti per una durata fino a otto anni dalla data di pubblicazione. Tuttavia, i documenti sulle rendicontazioni scadono dopo due anni.

Cancellare i documenti è possibile, ma è necessario considerarne le ripercussioni:

• I documenti saranno cancellati dal sistema di EcoVadis in maniera permanente; non è disponibile un’opzione di recupero.
• Se i documenti cancellati dovessero risultare validi e importanti per le valutazioni future, sarà necessario caricarli nuovamente sulla piattaforma EcoVadis.
• Se uno o più documenti giustificativi viene rimosso dal sistema, i nostri analisti della sostenibilità non potranno più analizzare le opzioni precedentemente allegate ai documenti eliminati. Ipotizziamo che le opzioni dei documenti eliminati debbano ancora essere allegate a un altro documento (politica/procedura aggiornata o un documento appena caricato). In tal caso, le opzioni non saranno prese in considerazione dal punteggio della valutazione.

Tuttavia, poiché la valutazione è creata sulla base di una serie di documentazioni e delle informazioni da esse estratte, la rimozione di tali documenti ci impedirà di effettuare ulteriori verifiche del loro contenuto. 

Casi studio esemplificativi

Se si è scelto di eliminare manualmente un documento, è importante assicurarsi che tutte le opzioni siano state allegate nuovamente a un altro documento contenente le informazioni pertinenti. Ad esempio,

Supponiamo che tu abbia allegato le politiche su Energia e Gas serra, Rifiuti, Salute e sicurezza dei clienti al documento “Politica ambientale 2022” e che adesso tu voglia aggiornare il documento con nuove politiche. In tal caso, dovrai caricare la “Politica ambientale 2023” contenente le informazioni aggiornate.

Tuttavia, se desideri eliminare il documento 2022, dovrai allegare nuovamente tutte le opzioni precedenti del documento 2022 al documento 2023. Ti consigliamo di mantenere entrambi i documenti e utilizzare quello aggiornato del 2023 per soddisfare le opzioni non allegate precedentemente alla Politica ambientale 2022.

Come posso evitare di inviare documenti combinati per rispettare il limite di documenti?

Per documenti combinati si intendono singoli documenti giustificativi composti da più sotto-documenti. Ad esempio, un’azienda valutata fornisce un documento combinato che contiene un mix di politiche ambientali, valutazione dei rischi e materiale didattico. I documenti di un sistema di gestione della sostenibilità solido devono essere preesistenti, ben strutturati e facilmente accessibili per il riesame da parte degli stakeholder. Il caricamento di documenti combinati non rispetta il limite di 55 documenti e non riflette la realtà e la maturità effettive del sistema di gestione. Di conseguenza, non accetteremo tale documento nel processo di valutazione.

Per aiutarti a selezionare i documenti più rilevanti per la valutazione, abbiamo preparato una guida disponibile presso il nostro centro assistenza: Comprendere i documenti giustificativi.

Puoi anche consultare Perché è presente un limite al numero di documenti che si possono fornire? È possibile trovare ulteriori informazioni relative ai documenti combinati e alla prioritizzazione dei documenti sulla piattaforma del questionario. 

Come procedo con l’eliminazione?

Attraverso questa ulteriore panoramica di ciò che succede dopo la cancellazione dei documenti, vogliamo assicurarci di averti fornito tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione informata. Ti preghiamo di contattarci se desideri comunque procedere con l’eliminazione. Assicurati che gli altri utenti che agiscono in qualità di amministratori della valutazione siano a conoscenza di questa azione e ne siano d’accordo. Puoi accedere alla lista degli utenti dalla tua piattaforma, cliccando su Gestione utenti nel menu utente in alto a destra.

Dopo aver confermato il consenso a procedere, i documenti saranno cancellati entro 30 (trenta) giorni di calendario, e riceverai una conferma al termine dell’operazione.