Wij zijn ons bewust van uw interesse om bepaalde documenten met betrekking tot uw vorige EcoVadis assessments uit onze database te verwijderen. We willen u echter waarschuwen voor de mogelijke gevolgen van een dergelijke actie. De documenten die binnen uw duurzaamheidsbeoordelingen worden geanalyseerd, vormen een auditspoor voor EcoVadis als duurzaamheidsbeoordelaar. Aangezien de gevolgen van het verwijderen van documenten aanzienlijk zijn, is dit artikel bedoeld om u te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
- Hoe belangrijk zijn eerder geüploade documenten?
- Voorbeeld casestudie
- Hoe voorkom ik dat ik gecombineerde documenten moet indienen vanwege een documentlimiet?
- Wat gebeurt er als ik verder wil gaan met het verwijderen?
Het verwijderen van documenten uit eerdere beoordelingen geeft de bedrijven alleen extra documenten bovenop de oorspronkelijke limiet van 55 documenten bij het invullen van een nieuwe vragenlijst. Bijvoorbeeld, het verwijderen van 20 documenten uit de eerdere beoordelingen maakt geen ruimte voor 75 nieuwe documenten. De documentlimiet is 55 voor elke beoordeling en omvat geen documenten uit eerdere beoordelingen. Zie Tabel 1 hieronder voor een visualisatie van de documentlimiet.
Beoordeling 1 | Documenten verstrekt: 55 | Totaal systeem documenten: 55 |
Beoordeling 2 | Documenten verstrekt: 55 | Totaal documenten geüpload: 110 |
Beoordeling 3 | Documenten verstrekt: 55 | Totaal documenten geüpload: 165 |
Bij de start van elke beoordeling krijgen bedrijven een nieuwe set van 55 documentvelden om documenten te uploaden. Dezelfde limiet wordt toegepast op elke beoordeling voor alle bedrijven die de EcoVadis Assessment voltooien.
Hoe belangrijk zijn eerder geüploade documenten?
De documenten die binnen elke duurzaamheidsbeoordelingen worden geanalyseerd, vormen een auditspoor voor EcoVadis als duurzaamheidsbeoordelaar. Informatie van alle beoordelingen wordt meegenomen in elke beoordeling zolang deze geldig blijven. Documenten zijn over het algemeen geschikt tot acht jaar na de oorspronkelijke publicatiedatum. Rapportagedocumenten vervallen echter na twee jaar.
Hoewel het mogelijk is om ze te verwijderen, moet u rekening houden met de latere gevolgen:
- Documenten die uit het EcoVadis-systeem worden verwijderd, worden permanent verwijderd; er is geen hersteloptie beschikbaar.
- Als verwijderde documenten geldig en relevant zijn voor toekomstige beoordelingen, moeten ze opnieuw naar het EcoVadis platform worden geüpload.
- Zodra één of meerdere ondersteunende documenten uit het systeem zijn verwijderd, kunnen onze Duurzaamheidsanalisten niet langer opties analyseren die eerder aan de verwijderde documenten waren gekoppeld. Stel dat de opties van verwijderde documenten nog opnieuw aan een ander document gekoppeld moeten worden (bijgewerkt beleid/procedure of een nieuw geüpload document). In dat geval worden de opties niet meegerekend in de score van uw beoordeling.
Echter, omdat het gemaakt is op basis van een set documentatie en de informatie die daaruit gehaald is, betekent het verwijderen van die documentatie dat we geen extra verificatie van de inhoud kunnen uitvoeren.
Voorbeeld casestudie
Als een document werd gekozen om handmatig te worden verwijderd, zorg er dan voor dat alle opties opnieuw zijn gekoppeld aan een ander respectief document dat de relevante informatie bevat. Bijvoorbeeld,
Stel dat u beleidsregels voor energie en broeikasgassen, afval en gezondheid en veiligheid van klanten had toegevoegd aan het document "2022 milieubeleid" en dat u het document wilt bijwerken met nieuwe beleidsregels. In dat geval kunt u een "2023 milieubeleid" met bijgewerkte informatie opnieuw uploaden.
U moet echter alle vorige opties van de 2022-documenten opnieuw aan het 2023-document koppelen als u het 2022-document wilt verwijderen. De beste werkwijze is om beide documenten te bewaren en het bijgewerkte 2023-document te gebruiken om opties uit te voeren die voorheen niet bij het 2022 milieubeleid waren gevoegd.
Hoe voorkom ik dat ik gecombineerde documenten moet indienen vanwege een documentlimiet?
Gecombineerde documenten verwijzen naar één ondersteunend document dat uit meerdere subdocumenten bestaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beoordeeld bedrijf dat een gecombineerd document verstrekt dat bestaat uit verschillende milieubeleidsstukken, risicobeoordelingen en opleidingsmaterialen. Documenten in een goed duurzaamheidsmanagementsysteem moeten reeds bestaan, goed zijn gestructureerd en goed toegankelijk zijn voor controles door stakeholders. Het uploaden van gecombineerde documenten gaat in tegen de limiet van 55 documenten en maakt niets duidelijk over de werkelijke toestand en maturiteit van het managementsysteem. Daarom accepteren wij dit document niet in het beoordelingsproces.
We hebben een documentengids samengesteld die u kunt gebruiken om de meest relevante documenten voor de beoordeling te selecteren. De gids is beschikbaar in ons Help Center: Inzicht in ondersteunende documenten.
U kunt ook verwijzen naar Waarom geldt er een limiet voor het aantal documenten dat kan worden aangeleverd? Bovendien vindt u meer informatie over gecombineerde documenten en prioritering van documenten op het vragenlijstplatform.
Wat gebeurt er als ik verder wil gaan met het verwijderen?
Om er zeker van te zijn dat we u zo goed mogelijk hebben geïnformeerd over wat er gebeurt als u documenten verwijdert, bieden we aanvullende informatie. Op die manier kunt u een weloverwogen besluit maken. Neem contact met ons op als u toch verder wilt gaan met de verwijdering. Zorg ervoor dat andere gebruikers die als beoordelingsadministrator optreden op de hoogte zijn van en akkoord gaan met deze actie. U kunt de lijst met gebruikers van uw platform openen door op Gebruikersbeheer te klikken in het Gebruikersmenu in de rechterbovenhoek.
Nadat u heeft bevestigd dat u akkoord gaat, worden de documenten binnen 30 (dertig) kalenderdagen verwijderd en ontvangt u hiervan een bevestiging.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.