Posso excluir documentos de avaliações anteriores?

Reconhecemos o seu interesse em excluir alguns documentos de avaliações EcoVadis anteriores do nosso banco de dados. Mas, queremos alertar você sobre as possíveis consequências de tomar tal ação. Os documentos analisados dentro das suas avaliações de sustentabilidade constituem um registro de auditoria para a EcoVadis como agência de classificação de sustentabilidade. Então as consequências da remoção de documentos são substanciais, este artigo têm como objetivo ajudar você a tomar uma decisão informada.

• Qual é a importância dos documentos enviados anteriormente?
• Estudo de caso de exemplo
• Como evito enviar documentos combinados por causa do limites de documentos?
• E se eu quiser continuar com a exclusão?

A exclusão de documentos de avaliações anteriores só fornece às empresas documentos adicionais além do limite inicial de 55 documentos ao preencher um novo questionário. Por exemplo, excluir 20 documentos de avaliações anteriores não cria espaço para 75 documentos novos. O limite de cada avaliação é de 55 documentos e não inclui documentos de avaliações anteriores. Veja a Tabela 1 abaixo para visualizar o limite de documentos.

Durante o início de cada avaliação, um novo conjunto de 55 espaços é fornecido para as empresas fazerem upload de documentos. O mesmo limite é aplicado para cada avaliação de todas as empresas fazendo a avaliação EcoVadis.

Qual é a importância dos documentos enviados anteriormente?

Os documentos analisados dentro de cada avaliação de sustentabilidade constituem um registro de auditoria para a EcoVadis como agência de classificação de sustentabilidade. As informações de todas as avaliações são levadas em conta em cada avaliação desde que estejam válidas. Os documentos geralmente são adequados por até oito anos da data de publicação inicial. Mas documentos de relatório expiram depois de dois anos.

Quando for possível excluí-los, as repercussões disso devem ser consideradas:

• A exclusão de documentos do sistema EcoVadis é permanente, não há opção de recuperação disponível.
• Caso os documentos excluídos sejam válidos e relevantes para avaliações futuras, eles devem ser enviados novamente na plataforma EcoVadis.
• Quando uma ou várias documentações de apoio são removidas do sistema, nossos Analistas de Sustentabilidade não podem mais analisar as opções anexadas anteriormente aos documentos excluídos. Suponha que as opções dos documentos excluídos ainda não tenham sido anexadas novamente a outro documento (política/procedimento atualizado ou um documento recém-enviado). Neste caso, as opções não vão ser levadas em conta na pontuação da sua avaliação.

Ainda assim, já que ela foi criada com base em um conjunto de documentações e nas informações extraídas delas, remover a documentação significa que não podemos realizar verificações adicionais do seu conteúdo. 

Estudo de caso de exemplo

Se um documento foi selecionado para ser excluído manualmente, certifique-se de que todas as opções que foram anexadas novamente a outro documento respectivo contendo a informação relevante. Por exemplo,

Suponha que você tenha anexado as políticas sobre energia e GEE, resíduos e saúde e segurança do consumidor ao documento “Política ambiental de 2022” e gostaria de atualizar o documento com políticas novas. Neste caso, você pode enviar novamente a “Política ambiental de 2023” que contém as informações atualizadas. 

Mas você deve anexar novamente todas as opções anteriores dos documentos de 2022 ao documento de 2023 se deseja excluir o documento de 2022. A melhor prática é manter os documentos e usar o documento atualizado de 2023 para preencher as opções previamente não anexadas à política ambiental de 2022.

Como evito enviar documentos combinados por causa do limites de documentos?

Documentos combinados fazem referência a uma única documentação de apoio que consiste em diversos subdocumentos. Por exemplo, uma empresa avaliada fornece um documento combinado que contém uma mescla de políticas ambientais, avaliações de risco e materiais de treinamento. Os documentos de um sistema de gestão de sustentabilidade consistente devem ser preexistentes, bem estruturados e de fácil acesso para análise das partes interessadas. O envio de documentos combinados não respeita o limite de 55 documentos e não reflete a realidade e a maturidade do sistema de gestão. Assim, não aprovamos este documento no processo de avaliação.

Para ajudar você a selecionar os documentos mais relevantes para a avaliação, nós construímos um guia disponível no Centro de Ajuda: Entendendo a documentação de apoio.

Você também pode consultar Por que há um limite para o número de documentos que podem ser fornecidos? Além disso, mais informações sobre documentos combinados e priorização de documentos podem ser encontradas na plataforma do questionário. 

E se eu quiser continuar com a exclusão?

Com este contexto adicional sobre o que acontece após a exclusão de documentos, queremos assegurar que lhe fornecemos todas as informações necessárias para tomar uma decisão consciente. Entre em contato conosco se ainda deseja continuar com a exclusão. Certifique-se que os usuários agindo como administradores da avaliação saibam e concordem com esta ação. Você pode acessar a lista de usuários a partir de sua plataforma clicando em Gerenciamento de usuário no Menu do usuário no canto superior direito.

Após confirmar que você concorda em continuar, os documentos serão excluídos dentro de 30 (trinta) dias corridos, e você receberá uma confirmação quando isso for feito.