ฉันสามารถมอบเอกสารสนับสนุนชนิดใด หากบริษัทของฉันเป็นบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS)

แบบสอบถามในการประเมินของ EcoVadis ได้รับการปรับให้เข้ากับแต่ละบริษัท โดยขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม สถานที่ตั้งและขนาด รวมถึงบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS) ที่มีพนักงานสูงสุด 25 คน โดยเฉลี่ยแล้ว บริษัทขนาดเล็กต่าง ๆ จะถูกถามคำถามเพียงสิบข้อเท่านั้น ตัวชี้วัดการจัดการบางอย่าง เช่น การสนับสนุน (เช่น UNGC) และความครอบคลุมไม่มีผลบังคับใช้ ซึ่งจะช่วยรับรองว่ามีการพิจารณาเฉพาะปัญหาที่เกี่ยวข้องกับบริษัทเท่านั้น

เอกสารสนับสนุนเป็นส่วนสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานด้านความยั่งยืนของบริษัทของคุณ เราเข้าใจดีว่าบริษัทที่มีขนาดเล็กอาจไม่มีระบบการบริหารจัดการความยั่งยืนที่ได้รับการพัฒนาให้ดีเทียบเท่ากับบริษัทขนาดใหญ่ และอาจจะมีเอกสารที่เป็นทางการน้อยกว่า ด้วยเหตุนี้ เราจึงช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและยินดีรับเอกสารสนับสนุนที่ไม่เป็นทางการสำหรับบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS) อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าเอกสารควรเป็นฉบับล่าสุด มีความเกี่ยวเนื่อง มีเนื้อหาครบสมบูรณ์ และมีความสอดคล้องกับขอบเขตของการประเมินผล 

• ฉันสามารถยื่นเอกสารสนับสนุนประเภทใดได้บ้าง
• ตัวอย่างเอกสารเฉพาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS)
  • นโยบาย
  • มาตรการ
  • การรายงาน
• ตัวอย่างเอกสารที่ยอมรับและไม่ได้รับการยอมรับ

ฉันสามารถยื่นเอกสารสนับสนุนประเภทใดได้บ้าง

คุณสามารถส่งเอกสารทางการใด ๆ ที่สะท้อนให้เห็นถึงระบบบริหารจัดการด้านความยั่งยืนของบริษัทของคุณ และเพื่อสนับสนุนคำตอบของคุณในแบบสอบถามให้กับเราได้

นี่คือตัวอย่างของเอกสารที่คุณสามารถมอบให้เราได้ (นี่เป็นเพียงภาพประกอบเท่านั้น): เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานในการบริหารจัดการความยั่งยืน รายงานความยั่งยืน รายงานการทวนสอบทางสังคม นโยบายความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสิ่งแวดล้อม คู่มือหลักจริยธรรม/คู่มือจรรยาบรรณ คู่มือพนักงาน ใบรับรอง (ISO14001, ISO45001 และอื่น ๆ) รายงานความก้าวหน้า UNGC รายงานประจำปีพร้อมส่วนความยั่งยืนแบบรวม

เอกสารทุกฉบับควรจะ:

• มีความเกี่ยวข้องและครบถ้วนสมบูรณ์ รวมถึงมีความเกี่ยวข้องกับขอบเขตการประเมินผลที่สอดคล้องกัน
• อยู่ในรูปแบบดังต่อไปนี้: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, HTML., .png และ .jpeg หมายเหตุ: สำหรับ “อัปโหลดเอกสารใหม่” ประเภทไฟล์ “Adobe Acrobat Document” อาจก่อให้เกิดปัญหาในการอัปโหลดได้ หากเกิดกรณีนี้ขึ้น โปรดบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF แล้วจึงอัปโหลดเอกสาร
  หมายเหตุ: สำหรับ “อัปโหลดลิงก์ใหม่” โปรดระบุลิงก์ไปยังหน้าเว็บเท่านั้น ไม่ใช่เอกสาร ระบบจะถ่ายภาพหน้าเพจและอัปโหลดไปที่คลังเอกสารของคุณในรูปแบบ PDF เฉพาะหน้าเว็บที่ระบุภายใต้ลิงก์เท่านั้นที่จะถูกบันทึก ไม่ใช่ทั้งเว็บไซต์ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ดังกล่าวมีความถูกต้องและเริ่มต้นด้วย http:// หรือ https://
• ต้องมีขนาดเล็กกว่า 30 MB
• ได้รับการตรวจสอบเป็นประจำ นโยบายและมาตรการจะมีระยะเวลาที่มีผล 8 ปี และการรายงานตัวชี้วัดจะมีระยะเวลาที่มีผล 2 ปี
• ในรูปแบบตัวอักษร -- ในกรณีที่เอกสารของคุณไม่ใช่ภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส สเปน เยอรมัน จีน หรือญี่ปุ่น โปรดส่งเอกสารเหล่านั้นมาในรูปแบบตัวอักษร ไม่ส่งในรูปแบบภาพ

EcoVadis จะไม่ให้คะแนน:

• เราไม่ยอมรับเอกสาร (คำมั่นสัญญา มาตรการ หรือการรายงาน) ที่สร้างขึ้นมาเพื่อเป็นไปตามความต้องการของแบบสอบถาม EcoVadis เท่านั้น
• การคัดลอกวัตถุประสงค์ มาตรการ หรือการรายงานจากองค์กรอื่น หรือแหล่งข้อมูลทางออนไลน์โดยไม่มีหลักฐานที่สมเหตุสมผล หรือการรับรองการดำเนินการ
• เอกสารที่ไม่เป็นทางการ (เช่น เอกสารที่ไม่มีชื่อหรือโลโก้ของบริษัท ไม่มีวันที่ออกหรือตรวจทานเอกสาร รูปภาพ ฯลฯ)
• หลักฐานควรอยู่ในรูปแบบของเอกสาร/เว็บลิงค์แบบฝัง (เช่น หลักฐานควรแสดงในเอกสารโดยตรง) นักวิเคราะห์จะไม่ดาวน์โหลดเอกสารเพิ่มเติมจากลิงก์ดังกล่าวด้วยตนเอง
• หลักฐานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์ด้านความยั่งยืน 21 ประการของ EcoVadis

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและตัวอย่างของเอกสารที่สามารถส่งให้เราได้ โปรดดาวน์โหลดคู่มือเอกสารของเรา หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขอบเขตการประเมินผล

ตัวอย่างเอกสารเฉพาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS)

คุณสามารถส่งเอกสารทางการใด ๆ ที่สะท้อนให้เห็นถึงระบบบริหารจัดการด้านความยั่งยืนของบริษัทของคุณ และเพื่อสนับสนุนคำตอบของคุณในแบบสอบถามให้กับเราได้ ตัวอย่างของเอกสารที่ยอมรับสำหรับหัวข้อที่สำคัญที่สุด (นโยบาย มาตรการ และการรายงาน) ได้แก่:

นโยบาย

เอกสารนโยบายพิสูจน์ว่าบริษัทของคุณมุ่งมั่นกับการบรรเทาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับประเด็นด้านความยั่งยืนที่สำคัญของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงเป้าหมาย (บรรลุ x ภายในกำหนดเวลา) และความมุ่งมั่น/หลักการ/วัตถุประสงค์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร (คำชี้แจงความมุ่งมั่นเกี่ยวกับประเด็นด้านความยั่งยืน)

• จดหมายที่ลงนามโดย CEO ที่แสดงความมุ่งมั่นของบริษัทเกี่ยวกับประเด็นด้านความยั่งยืนที่สำคัญ ซึ่งใช้ในการสื่อสารความมุ่งมั่นของบริษัททั้งภายในและ/หรือภายนอก ประเด็นด้านความยั่งยืนที่สำคัญมีอยู่ในโปรไฟล์ความเสี่ยงของอุตสาหกรรม
• แผนการดำเนินการหรือแผนการทำงานสำหรับความมุ่งมั่นด้านความยั่งยืนเฉพาะ ซึ่งรวมถึงรายการมาตรการที่วางแผนไว้เพื่อนำไปปฏิบัติ (เช่น แผนการดำเนินการด้านสุขภาพและความปลอดภัยประจำปี) สำหรับวัตถุประสงค์ในการวางแผนภายใน

มาตรการ

เอกสารมาตรการ/การดำเนินการควรแสดงมาตรการที่เป็นรูปธรรมที่บริษัทของคุณกำลังดำเนินการในการดำเนินงานประจำวัน

• ใบแจ้งหนี้ที่พิสูจน์ว่ามีการดำเนินมาตรการแล้ว (เช่น ใบแจ้งหนี้ที่แสดงให้เห็นว่าบริษัทของคุณซื้ออุปกรณ์ประหยัดพลังงาน ฯลฯ)
• เอกสารการฝึกอบรมที่แสดงว่ามีการสื่อสารและดำเนินมาตรการจริง ซึ่งอาจรวมถึงบันทึกการฝึกอบรม รายการตรวจสอบ หรือเอกสารประกอบการฝึกอบรม (สไลด์ ฯลฯ)
• อีเมลที่พิสูจน์ให้เห็นถึงการดำเนินมาตรการ (เช่น การสื่อสารเรื่องความคาดหวังด้านสิ่งแวดล้อมและสังคมกับซัพพลายเออร์)

การรายงาน

เอกสารการรายงานที่แสดงให้เห็นว่าบริษัทของคุณกำลังติดตาม KPI ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นด้านความยั่งยืนที่สำคัญของคุณภายในบริษัท เอกสารการรายงานควรมีอายุไม่เกินสองปีปฏิทินและครอบคลุมข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งปี

สิ่งแวดล้อม

• ประเภทของทรัพยากรที่ใช้ (เช่น ของเสีย น้ำ พลังงาน[ไฟฟ้า ก๊าซ น้ำมัน] พร้อมหน่วยและปี/ระยะเวลาการรายงาน (2020, 2019-2022 ฯลฯ)
• หากไม่สะดวกที่จะรายงานข้อมูลการปล่อยก๊าซเรือนกระจก บริษัทสามารถใช้การประมาณการได้หากอธิบายอย่างชัดเจน (เช่น สามารถประมาณปริมาณการใช้น้ำหรือไฟฟ้าได้จากปริมาณการปล่อยก๊าซเรือนกระจกทั้งหมดจากอาคารที่แบ่งขายหรืออาคารสำนักงานที่ปล่อยให้เช่า
• ข้อมูลการปล่อยก๊าซเรือนกระจกที่สามารถติดตามได้จากใบเรียกเก็บเงินและสัญญา ข้อมูลนี้ต้องสอดคล้องกันในเอกสารฉบับทางการ

แรงงานและสิทธิมนุษยชน

• หัวข้อที่ตรวจสอบ (เช่น จำนวนอุบัติเหตุ การฝึกอบรมที่จัดขึ้น) พร้อมหน่วย (จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์) และระยะเวลาการรายงาน (2020, 2019-2022 ฯลฯ)

หมายเหตุ: โปรดทราบว่าการส่งใบเรียกเก็บเงิน (เช่น ใบเรียกเก็บค่าพลังงาน ใบเรียกเก็บค่าน้ำ) เพียงอย่างเดียวถือเป็นหลักฐานที่ไม่ได้รับการยอมรับสำหรับการรายงาน ตัวชี้วัดการรายงานไม่เพียงแต่ประเมินความพร้อมของข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการติดตามเชิงรุกและการเปรียบเทียบความคืบหน้าตลอด KPI ทั้งหมดภายในแต่ละหัวข้อด้วย

ตัวอย่างเอกสารที่ยอมรับ ได้แก่ :

• หลักฐานการฝึกอบรมพนักงาน
• อีเมลภายในเกี่ยวกับการฝึกอบรมเพื่อสร้างความตระหนักรู้ของพนักงาน
• ใบแจ้งหนี้สำหรับการซื้อผลิตภัณฑ์ที่มีฉลากเชิงนิเวศสำหรับมาตรการที่นำไปใช้
• นโยบายจริยธรรมทางธุรกิจ
• แดชบอร์ดสิ่งแวดล้อมภายใน
• แผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ เช่น KPI ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงาน
• งานนำเสนอการจัดการภายใน
• เอกสารการประเมินผลความเสี่ยง

ตัวอย่างเอกสารที่ไม่ได้รับการยอมรับ ได้แก่:

• ใบแจ้งหนี้สาธารณูปโภคจากบริษัทอื่นเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน
• เอกสารชี้แจงตนเองที่จัดเตรียมไว้
• คำอธิบายมาตรการที่ชี้แจงคร่าว ๆ ว่าดำเนินการแล้ว โดยไม่มีหลักฐานที่ชัดเจน
• ภาพถ่าย
• โบรชัวร์งานสังคมสงเคราะห์
• เอกสารจากลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือคู่ค้าทางธุรกิจ
• ใบอนุญาตให้ดำเนินการธุรกิจตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
• เอกสารการปฏิบัติตามกฎหมายอื่น ๆ ที่ออกโดยหน่วยงานในท้องถิ่น

โปรดตรวจสอบคู่มือสำหรับบริษัทขนาดเล็กพิเศษ (XS) ของเรา ซึ่งประกอบด้วยภาพรวมของระเบียบวิธีของเราและแนวทางเกี่ยวกับเอกสารสนับสนุน

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบและระยะเวลาที่มีผลของเอกสารสนับสนุน