ฉันสามารถลบเอกสารจากการประเมินก่อนหน้านี้ได้หรือไม่

เราทราบว่าคุณต้องการลบเอกสารบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการประเมิน EcoVadis ครั้งก่อนของคุณออกจากฐานข้อมูลของเรา อย่างไรก็ตาม เราต้องขอเตือนคุณถึงผลตามมาที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินการดังกล่าว เอกสารที่วิเคราะห์ระหว่างการประเมินความยั่งยืนของคุณถือเป็นการติดตามการตรวจสอบของ EcoVadis ในฐานะหน่วยงานจัดอันดับความยั่งยืน เนื่องจากการลบเอกสารจะส่งผลอย่างมาก บทความนี้จึงมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจโดยมีข้อมูลประกอบ

• เอกสารที่อัปโหลดก่อนหน้านี้มีความสำคัญอย่างไร
• กรณีตัวอย่าง
• ฉันจะเลี่ยงการส่งเอกสารรวมกันเนื่องจากขีดจำกัดของเอกสารได้อย่างไร
• หากฉันยังต้องการลบอยู่ดีล่ะ

การลบเอกสารจากการประเมินก่อนหน้าจะทำให้บริษัทยื่นเอกสารเพิ่มเติมได้เกินจำนวนสูงสุดที่ 55 ฉบับจากการส่งในครั้งแรกเมื่อตอบแบบสอบถามรอบใหม่ ยกตัวอย่างเช่น การลบเอกสาร 20 ฉบับจากการประเมินก่อนหน้านี้ จะไม่ได้เพิ่มพื้นที่สำหรับเอกสารใหม่เป็น 75 ฉบับ จำนวนสูงสุดของเอกสารอยู่ที่ 55 ฉบับสำหรับแต่ละการประเมินแต่ละครั้ง และจะไม่รวมเอกสารจากการประเมินก่อนหน้านี้ ดูตาราง 1 ด้านล่างเพื่อให้เห็นภาพจำนวนสูงสุดของเอกสาร

ระหว่างที่เริ่มการประเมินแต่ละครั้ง บริษัทจะมีพื้นที่ใหม่สำหรับอัปโหลดเอกสารจำนวน 55 ฉบับ จำนวนสูงสุดเดียวกันนี้จะมีผลกับทุกรอบการประเมินสำหรับทุกบริษัทที่รับการประเมินของ EcoVadis

เอกสารที่อัปโหลดก่อนหน้านี้มีความสำคัญอย่างไร

เอกสารที่วิเคราะห์ระหว่างการประเมินความยั่งยืนแต่ละครั้งถือเป็นการติดตามการตรวจสอบของ EcoVadis ในฐานะหน่วยงานจัดอันดับความยั่งยืน ข้อมูลจากการประเมินทั้งหมดจะมีผลต่อการประเมินแต่ละครั้งตราบเท่าที่ข้อมูลนั้นยังคงความถูกต้องสมบูรณ์ โดยทั่วไปเอกสารจะมีอายุนานสูงสุดแปดปีนับจากวันที่เผยแพร่ครั้งแรก อย่างไรก็ตาม เอกสารที่รายงานจะหมดอายุหลังครบสองปี

แม้ว่าอาจเป็นไปได้ที่จะลบเอกสาร แต่คุณต้องพิจารณาผลสะท้อนที่จะตามมา

• เอกสารที่ลบออกจากระบบของ EcoVadis จะถูกลบอย่างถาวร และไม่มีตัวเลือกในการกู้คืนเอกสาร
• หากเอกสารที่ลบไปเป็นเอกสารที่ยังคงใช้งานได้และเกี่ยวข้องกับการประเมินในอนาคต คุณจะต้องอัปโหลดเอกสารดังกล่าวบนแพลตฟอร์มของ EcoVadis อีกครั้ง
• หากมีการลบเอกสารสนับสนุนอย่างน้อยหนึ่งรายการออกจากระบบ นักวิเคราะห์ความยั่งยืนของเราจะไม่สามารถให้ตัวเลือกการวิเคราะห์ก่อนหน้าที่แนบกับเอกสารที่ลบได้อีกต่อไป สมมติว่าคุณยังไม่ได้แนบตัวเลือกจากเอกสารที่ถูกลบไปกับเอกสารอื่น (นโยบาย/กระบวนการที่อัปเดต หรือเอกสารที่อัปโหลดใหม่) ในกรณีนี้ ตัวเลือกจะไม่มีผลต่อการให้คะแนนการประเมิน

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเอกสารดังกล่าวถูกสร้างขึ้นตามชุดเอกสารและข้อมูลที่ดึงมาจากเอกสารนั้น การลบเอกสารดังกล่าวออกจะทำให้เราไม่สามารถดำเนินการตรวจสอบเนื้อหาเพิ่มเติมได้ 

กรณีตัวอย่าง

หากเอกสารถูกเลือกลบด้วยตนเอง โปรดตรวจสอบดูว่าคุณได้แนบตัวเลือกทั้งหมดเข้ากับเอกสารอื่นที่เชื่อมโยงกันและมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องแล้ว ยกตัวอย่างเช่น

สมมติว่าคุณแนบนโยบายเกี่ยวกับพลังงานและก๊าซเรือนกระจก ของเสีย ตลอดจนสุขภาพและความปลอดภัยของลูกค้าในเอกสาร "นโยบายสิ่งแวดล้อมปี 2022" และต้องการอัปเดตเอกสารให้เป็นนโยบายใหม่ ในกรณีนี้ คุณอาจอัปโหลดเอกสาร “นโยบายสิ่งแวดล้อมปี 2023” ที่มีข้อมูลอัปเดต 

อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องแนบตัวเลือกก่อนหน้านี้ทั้งหมดจากเอกสารปี 2022 จนถึงเอกสารปี 2023 หากคุณต้องการลบเอกสารปี 2022 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการเก็บเอกสารทั้งสองเวอร์ชันและใช้เอกสารอัปเดตปี 2023 เพิ่มเติมกับตัวเลือกที่ก่อนหน้านี้ไม่ได้แนบเอกสารนโยบายสิ่งแวดล้อมปี 2022

ฉันจะเลี่ยงการส่งเอกสารรวมกันเนื่องจากขีดจำกัดของเอกสารได้อย่างไร

เอกสารรวมกันหมายถึงเอกสารสนับสนุนฉบับเดียวที่ประกอบด้วยเอกสารย่อยหลายฉบับ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ได้รับการประเมินยื่นเอกสารรวมกัน ซึ่งประกอบด้วยนโยบายด้านสิ่งแวดล้อม การประเมินผลความเสี่ยง และเอกสารการฝึกอบรมผสมกัน เอกสารจากระบบการบริหารจัดการด้านความยั่งยืนที่มีประสิทธิภาพควรมีอยู่ก่อนแล้ว โดยมีแบบแผนที่ดีและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับการตรวจทานโดยผู้มีส่วนได้เสีย การอัปโหลดเอกสารรวมกันไม่เป็นไปตามขีดจำกัดเอกสาร 55 ฉบับ และไม่สามารถแสดงให้เห็นถึงความเป็นจริงและสมรรถนะของระบบการบริหารจัดการได้อย่างแท้จริง ดังนั้น เราจะไม่ยอมรับเอกสารนี้ในกระบวนการประเมิน

เราได้รวบรวมคู่มือที่มีอยู่ในศูนย์ให้ความช่วยเหลือของเรา เพื่อช่วยเหลือคุณในการเลือกเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับการประเมินผล: การทำความเข้าใจเอกสารสนับสนุน

คุณยังอาจดูที่ทำไมจึงจำกัดจำนวนเอกสารที่สามารถยื่นได้ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารรวมและการจัดลำดับความสำคัญเอกสารได้ที่แพลตฟอร์มแบบสอบถาม 

หากฉันยังต้องการลบอยู่ดีล่ะ

ด้วยบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากการลบเอกสาร เราต้องการความแน่ใจว่าเราได้ให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นแก่คุณในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล โปรดติดต่อเราหากคุณยังคงต้องการให้ลบเอกสาร โปรดรับรองความแน่ใจว่าผู้ใช้รายอื่นที่ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลการประเมินรับทราบและยอมรับการดำเนินการนี้ คุณสามารถเข้าถึงรายชื่อผู้ใช้จากแพลตฟอร์มของคุณได้โดยคลิกที่การจัดการผู้ใช้ในเมนูผู้ใช้ที่มุมขวาบน

หลังจากที่คุณยืนยันว่าคุณยินยอมที่จะดำเนินการต่อ เอกสารจะถูกลบออกภายใน 30 (สามสิบ) วันปฏิทิน และคุณจะได้รับการยืนยันเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น