Hiểu về tài liệu hỗ trợ

Tài liệu hỗ trợ là một phần không thể thiếu trong đánh giá của chúng tôi và giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng công ty của bạn được đánh giá chính xác về các biện pháp và phần thực hiện bền vững. Bạn có thể xác thực bảng câu hỏi mà không cần tải lên bất kỳ tài liệu nào. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng chúng tôi chỉ có thể ghi nhận các câu trả lời được hỗ trợ bởi bằng chứng thích hợp.

Tài liệu hỗ trợ là bằng chứng cho câu trả lời của bạn và có ý nghĩa quan trọng đối với độ tin cậy của đánh giá. Hãy nhớ rằng chúng tôi chỉ có thể ghi nhận câu trả lời cho bảng câu hỏi nếu tài liệu được yêu cầu có thể chứng minh cho các câu trả lời đó.

Các tài liệu phải thể hiện hệ thống quản lý bền vững của công ty bạn, là tài liệu mới nhất, phù hợp, hoàn chỉnh và liên quan đến phạm vi đánh giá tương ứng. Vui lòng tải xuống Tài liệu hướng dẫn của chúng tôi để xem ví dụ về các tài liệu bạn có thể tải lên cho bảng câu hỏi. Tài liệu của bạn sẽ được giữ bí mật, theo quy định trong Điều khoản & Điều kiện của chúng tôi. Để biết thêm thông tin về quy trình bảo mật thông tin nội bộ của chúng tôi, hãy xem bài viết EcoVadis đảm bảo an ninh cho dữ liệu của tôi bằng cách nào?

• Tôi có thể cung cấp loại tài liệu hỗ trợ nào?
• EcoVadis sẽ sử dụng tài liệu của tôi như thế nào? Ai có thể truy cập vào tài liệu của tôi?
• EcoVadis xử lý các tài liệu hỗ trợ gian dối như thế nào?
• EcoVadis xác minh độ đáng tin của tài liệu như thế nào?
• Hệ quả của việc gửi tài liệu không đáng tin cậy là gì? 

Tôi có thể cung cấp loại tài liệu hỗ trợ nào?

Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi bất kỳ tài liệu chính thức nào phản ánh hệ thống quản lý bền vững của công ty và hỗ trợ cho câu trả lời của bạn trong bảng câu hỏi này.

Sau đây là một số ví dụ về tài liệu bạn có thể cung cấp (chỉ mang tính chất minh họa): các quy trình quản lý bền vững, Báo cáo bền vững, báo cáo Kiểm toán xã hội, Chính sách Sức khỏe - An toàn - Môi trường (HSE), Bộ quy tắc đạo đức/Bộ quy tắc ứng xử, Sổ tay nhân viên, giấy chứng nhận (ISO14001, ISO45001, v.v.), Thông báo cho UNGC (Hiệp ước Toàn cầu Liên Hợp Quốc) về tiến độ, Báo cáo hằng năm có mục Phát triển bền vững theo phương thức tích hợp.

Nếu công ty của bạn có quy mô rất nhỏ (XS), hãy nhấp vào đây để xem các ví dụ khác về tài liệu hỗ trợ mà chúng tôi chấp nhận. 

Tất cả tài liệu phải:

• Phù hợp và hoàn chỉnh, cũng như liên quan đến phạm vi đánh giá tương ứng;
• Ở một trong các định dạng sau: .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .jpg, .jpeg, .pptx, .ppt, .png, .txt, .odt, .bmp, .ods, .ott, .sxw, .stw. Lưu ý: khi “Tải tài liệu mới lên”, loại tệp “Adobe Acrobat Document” có thể gây ra lỗi trong quá trình tải lên. Trong trường hợp này, hãy lưu tài liệu dưới dạng PDF để tải lên;
  Lưu ý: khi “Tải đường dẫn mới lên”, vui lòng chỉ cung cấp đường dẫn đến trang web, chứ không phải đến tài liệu. Trang web sẽ được chụp và tải lên Thư viện Tư liệu của bạn dưới dạng PDF. Chỉ trang web cụ thể bên dưới đường dẫn mới được chụp lại, không phải toàn bộ trang web. Hãy đảm bảo đường dẫn hợp lệ và bắt đầu bằng http:// hoặc https://.;
• Nhỏ hơn 30 MB;
• Được xem xét lại thường xuyên. Thời gian hiệu lực được áp dụng với cả chính sách và hành động là 8 năm, còn với báo cáo KPI là 2 năm;
• Ở định dạng văn bản -- Nếu tài liệu của bạn không sử dụng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Trung hoặc tiếng Nhật, hãy gửi tài liệu mã hóa dưới dạng văn bản thay vì hình ảnh.

EcoVadis sẽ không công nhận:

• Các tài liệu (cam kết, hành động hoặc báo cáo) được tạo ra chỉ để đáp ứng cho bảng câu hỏi EcoVadis sẽ không được chấp nhận;
• Các mục tiêu, hành động hoặc báo cáo được sao chép từ một tổ chức khác hoặc các nguồn trực tuyến mà không có bằng chứng hợp lý và công tác bảo đảm thực hiện;
• Tài liệu không chính thức (ví dụ: không có tên hoặc biểu tượng của công ty, không có ngày phát hành hoặc xem xét lại, ảnh, v.v.).
• Bằng chứng phải được trình bày dưới dạng tài liệu/đường dẫn đến web được nhúng (tức là bằng chứng phải được hiển thị trực tiếp trong tài liệu); các nhà phân tích sẽ không tải xuống theo cách thủ công bất kỳ tài liệu bổ sung nào từ các đường dẫn đó;
• Bằng chứng không liên quan đến 21 tiêu chí bền vững của EcoVadis.

Để biết thêm thông tin và ví dụ về các tài liệu có thể cần cung cấp, vui lòng tải xuống tài liệu hướng dẫn của chúng tôi hoặc tìm hiểu thêm về phạm vi đánh giá.

EcoVadis sẽ sử dụng tài liệu của tôi như thế nào? Ai có thể truy cập vào tài liệu của tôi?

EcoVadis sẽ chỉ dùng những tài liệu được cung cấp cho quá trình đánh giá để hỗ trợ cho các câu trả lời mà bạn cung cấp trong bản đánh giá. Đội ngũ Phân tích của chúng tôi sẽ xem xét những tài liệu đó trong quá trình đánh giá và sẽ chỉ chia sẻ những tài liệu đó với các doanh nghiệp đối tác của bạn nếu bạn có yêu cầu rõ ràng.

Khi tải một tài liệu mới lên, bạn có thể chọn chia sẻ tài liệu đó hoặc không. Nếu bạn chọn chia sẻ, tài liệu sẽ hiển thị trực tuyến với các doanh nghiệp đối tác mà bạn đã quyết định chia sẻ bảng điểm của mình (kết quả đánh giá tính bền vững). EcoVadis cam kết đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của khách hàng và cung cấp các giải pháp trực tuyến được bảo mật chặt chẽ.

Mỗi tài liệu bạn tải lên đều có ngày hết hạn. Tất cả tài liệu được tải lên đánh giá của bạn sẽ được xem xét trong tất cả các đánh giá tiếp theo cho đến khi chúng hết hạn. Khi đó, hệ thống của chúng tôi sẽ tự động xóa các tài liệu đã hết hạn này cũng như mọi tùy chọn đính kèm với các tài liệu đó. 

EcoVadis xử lý các tài liệu hỗ trợ gian dối như thế nào?

EcoVadis Rating (Kết quả đánh giá EcoVadis) là kết quả đánh giá dựa trên bằng chứng, yêu cầu các công ty cung cấp tài liệu được hợp thức hóa, mới nhất và có sẵn, là yếu tố đáng tin cậy trong hệ thống quản lý bền vững của công ty. Vì những tài liệu hỗ trợ đáng tin cậy đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình đánh giá nên EcoVadis có một chương trình nghiêm ngặt, gồm nhiều khía cạnh để xác minh tính toàn vẹn của bằng chứng. 

Các tài liệu sau sẽ không được coi là bằng chứng và không được chấp nhận:

• Các tài liệu (cam kết, hành động và báo cáo) được tạo ra chỉ để đáp ứng cho bảng câu hỏi EcoVadis;
• Các tài liệu được sao chép từ tổ chức khác hoặc nguồn trực tuyến mà không có bằng chứng hợp lý và đảm bảo thực hiện;
• Giấy chứng nhận ngụy tạo.

EcoVadis xác minh độ đáng tin của tài liệu như thế nào?

EcoVadis có sẵn cơ chế nội bộ để phát hiện các tài liệu không đáng tin cậy. Ngoài ra, các nhà phân tích của chúng tôi có thể báo cáo những trường hợp đáng ngờ cho bộ phận chuyên trách. Giấy chứng nhận bạn gửi sẽ trải qua một quy trình xác minh có hệ thống để kiểm tra hiệu lực của giấy cũng như độ tin cậy của bên chứng nhận. EcoVadis cũng phát triển mối quan hệ đối tác với một nhà cung cấp phần mềm để phát hiện sự hiện diện của nội dung đạo nhái. Công cụ chính xác, đáng tin cậy và bảo mật này cho phép các nhà phân tích của chúng tôi xác định xem tài liệu có xác thực, trung thực và đáng tin cậy hay không.

Hệ quả của việc gửi tài liệu không đáng tin cậy là gì? 

Tài liệu của bạn sẽ bị từ chối nếu chúng tôi phát hiện tài liệu được chuẩn bị riêng cho quá trình đánh giá hoặc phần lớn được đạo nhái từ nhiều nguồn bên ngoài mà không có mức độ điều chỉnh phù hợp. Nội dung nhận xét cụ thể từ các nhà phân tích của chúng tôi cũng sẽ xuất hiện trên bảng điểm của công ty bạn và được công khai với các công ty yêu cầu. Cuối cùng, các công ty yêu cầu sẽ nhận được thông báo nếu tài liệu bạn đã gửi giống với tài liệu của các công ty khác được EcoVadis đánh giá hoặc nếu bạn đã cung cấp giấy chứng nhận ngụy tạo cho quá trình đánh giá. Do đó, việc gửi tài liệu không đáng tin cậy có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty bạn và mối quan hệ của bạn với doanh nghiệp đối tác.

Để biết thêm thông tin và ví dụ về các tài liệu có thể cần cung cấp, vui lòng tải xuống hướng dẫn về tài liệu của chúng tôi.