証明書類について

証明書類はEcoVadisの評価の重要な部分を占めており、サステナビリティに関する実践とパフォーマンスに関して、必ず貴社が正確に評価されるようにするために不可欠です。貴社は文書をアップロードすることなく、質問票を確定できます。ただし、EcoVadisは、適切な証拠によって裏付けられた回答のみを考慮の対象とすることにご留意ください。

証明書類は貴社の回答を裏付ける証拠であり、評価の信頼性を確保するために重要です。質問票への回答は、要求された書類によって裏付けられている場合にのみ考慮の対象とされることにご留意ください。

文書は、貴社のサステナビリティマネジメントシステムを示すものであるとともに、最新かつ適切なもので、情報がすべてそろっていて、対応評価範囲に関連するものである必要があります。質問票にアップロードできる文書の例を確認するには、EcoVadisの「文書ガイド」をダウンロードしてください。EcoVadis利用規約に規定されているとおり、貴社の文書は機密情報として扱われます。EcoVadisの内部情報セキュリティ手順に関する詳細については、「EcoVadisはデータのセキュリティをどのように確保しているのですか？」をご覧ください。

• どのような証明書類を提出できますか？
• EcoVadisに提供した証明書類はどのように使用されますか？証明書類にアクセスできるのは誰ですか？
• EcoVadisは、偽造証明書類にどのような対処をしていますか？
• EcoVadisは文書の信頼性をどのように検証していますか？
• 不審な文書を提出するとどうなりますか？

どのような証明書類を提出できますか？

EcoVadisに提出できるのは、貴社のサステナビリティマネジメントシステムについて記載されていて、質問票への回答の根拠となる正式な文書です。

提出可能な文書の例として、サステナビリティマネジメントに関する手順書、サステナビリティレポート、CSR監査報告書類、HSE方針、倫理規定/行動規定、就業規則、認証（ISO14001、ISO45001など）、UNGC（国連グローバル・コンパクト）コミュニケーション・オン・プログレス、サステナビリティセクションが組み込まれている年次報告書などが挙げられますが、これらに限定されるものではありません。貴社のイントラネットサイトのスクリーンショットでも、特定の条件1に従って許容されます。

貴社が小規模企業（XS）である場合は、こちらをクリックして、EcoVadisが受理できる証明書類についてその他の例をご確認ください。 

すべての文書は、以下の要件を満たしている必要があります。

• 適切なもので、情報がすべてそろっていて、対応評価範囲に関連するものであること。
• 以下の形式のいずれかであること：.pdf、.docx、 .doc、.xlsx、.xls、.jpg、.jpeg、.pptx、.ppt、.png、.txt、 .odt、.bmp、.ods、.ott、.sxw、.stw。

  - 注：「新しい文書をアップロードする」場合、ファイルタイプが「Adobe Acrobat文書」のアップロードで問題が発生する可能性があります。その場合は、文書をPDFで保存してアップロードしてください。

  - 注：「新しいリンクをアップロードする」場合、文書ではなく、ウェブページへのリンクのみを提出してください。ページをファイルに保存し、PDFとして資料ライブラリーにアップロードされます。リンクで利用可能な特定のWebページのみがキャプチャされ、Webサイト全体はキャプチャされません。リンクが有効であり、「http://」または「https://」で始まっていることを確認してください。
• ファイルサイズが30MB未満であること。
• 定期的に見直されている文書であること。方針と実施対策に8年間、KPI報告に2年間の有効期限が設けられています。
• テキスト形式では、文書が英語、フランス語、スペイン語、ドイツ語、中国語、日本語ではない場合、画像としてではなくテキストとしてコード化してお送りください。

EcoVadisでは、以下のような文書を考慮の対象としません。

• EcoVadisの質問票に回答するためにのみ作成された文書（コミットメント、実施対策、報告）は受理されません。
• 別の組織またはインターネット上の情報源からコピーされた目標、実施対策、報告で、合理的な証拠と実施の確証がないもの。
• 非公式文書（例：会社名またはロゴがない、発行日、更新日、写真がない）。
• 埋め込み文書やウェブリンク形式の証拠（例：証拠は文書に直接示す必要があります）。 アナリストがこのようなリンクから手動で追加文書をダウンロードすることはありません。
• EcoVadisの21のサステナビリティ基準に関連しないエビデンスです。

*1.貴社のイントラネットサイトのスクリーンショットは、マネジメントシステムが外部委託である、また文書での入手不可、といった要素を示す必要があります。そこに通常含まれるのは、トレーニングコースのトレーニングモジュールです。しかし、証拠がマネジメントシステムの一部を成すものであった場合、許容されます。

詳細および提出できる文書の例については、EcoVadisの[文書ガイド]をダウンロードするか、評価範囲の詳細をご確認ください。

EcoVadisに提供した証明書類はどのように使用されますか？証明書類にアクセスできるのは誰ですか？

評価を受ける際に提供された文書は、あなたの回答の確認資料としてのみ使用されます。EcoVadisのアナリストチームは、評価の際に文書を確認しますが、貴社からの明示的な要求があった場合に限り、文書を貴社のビジネスパートナーと共有します。

新しい文書をアップロードする際は、文書を共有するかどうかを選択できます。共有する場合、あなたがスコアカード（サステナビリティ評価結果）を共有することにしたビジネスパートナーは、その文書をオンラインで閲覧することができます。EcoVadisは、クライアントのデータの安全性確保に全力を尽くしており、安全性の高いオンラインソリューションを提供しています。

アップロードした書類には、それぞれの有効期限が記載されています。評価用にアップロードされたすべての文書は、有効期限が切れるまでの間、後続のすべて評価において考慮されます。また、期限切れとなった文書およびその添付資料は、システムにより自動的に削除されます。 

EcoVadisは、偽造証明書類にどのような対処をしていますか？

EcoVadisの評価は証拠に基づいて行われるため、正式かつ最新で、評価以前より既存の文書を、企業のサステナビリティ・マネジメントシステムの信頼できる一要素としてご提出いただく必要があります。信頼性のある証明書類は評価に不可欠であるため、EcoVadisでは、綿密で多面的なプログラムにより、証拠の完全性を検証しています。 

以下の文書は証拠として考慮されず、受理されません。

• EcoVadisの質問票回答のためにのみ作成された文書（コミットメント、実施対策、レポート）。
• 合理的な証拠と実施の保証なしに、他の組織またはインターネット上の情報源のものを複写して作成された文書。
• 捏造された認証。

EcoVadisは文書の信頼性をどのように検証していますか？

EcoVadisでは、不審な文書を検知するための社内メカニズムが整備されています。加えて、EcoVadisのアナリストが、特設された委員会に不審な事例を報告することになっています。提出された認証については、体系的な検証プロセスにより、有効性と、認証機関の信頼性の確認が行われます。EcoVadisはまた、盗用されたコンテンツの有無を検知するために、ソフトウェアプロバイダーと提携しています。正確で信頼でき、機密性の高いこのツールにより、EcoVadisのアナリストは、文書が本物で信頼性があり、信用できるものであるかどうかを判断できます。

不審な文書を提出するとどうなりますか？

貴社の文書がEcoVadisの評価のためにのみ作成されたこと、またはその大部分が外部の情報源から適切な程度の調整を経ずに盗用されたものであることが判明した場合、当該文書は受理されません。また、EcoVadisのアナリストによる具体的なコメントが貴社のスコアカードに記載されます。そのコメントは評価依頼企業も見ることができます。最後に、貴社が提出した文書がEcoVadisの評価を受ける他の企業の文書と類似している場合や、捏造された認証が評価のために提出された場合は、その旨が評価依頼企業に警告として通知されます。したがって、不審な文書の提出は、貴社および貴社のビジネスパートナーとの関係に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

詳細および提出できる文書の例については、EcoVadis証明書類ガイドをダウンロードしてご確認ください。