以前の評価で使用した文書は削除できますか？

お客様の以前のEcoVadisの評価に関する一部の文書を当社のデータベースから削除することにご関心をお寄せいただきありがとうございます。ただし、そのような行動をとった場合に起こりうる結果にについて注意を喚起いたします。サステナビリティ評価の中で分析された文書は、サステナビリティ評価機関であるEcoVadisにおいて、監査証跡となります。文書削除の結果が重大であるため、この記事は十分な情報を得た上で決断を下す一助となることを目的としています。

• 以前にアップロードされた文書はどの程度重要ですか？
• 事例
• 文書制限を満たし、複合文書の送信を回避する方法
• 削除を続行したい場合

以前の評価から文書を削除しても、新しい質問票を作成する際に、企業が最初の55文書の制限を超えて追加の文書を追加できるだけです。例えば、以前の評価から20文書を削除しても、75件の新しい文書のためのスペースが確保されるわけではありません。また、各評価に設定された55の文書数は、以前の評価からの文書数を含みません。文書制限の可視化については以下の表1を参照。

各評価の開始時に、企業が文書をアップロードするための新しい55の文書スペースが提供されます。EcoVadisの評価を完了したすべての企業に対して、すべての評価に同じ制限が適用されます。

以前にアップロードされた文書はどの程度重要ですか？

各サステナビリティ評価の中で分析された文書は、サステナビリティ評価機関であるEcoVadisにおいて、監査証跡となります。すべての評価からの情報は、それが有効である限り、各評価に反映されます。文書は通常、最初の発行日から最長8年間有効です。ただし、報告文書は2年で失効します。

削除は可能ですが、その後の影響を考慮する必要があります：

• EcoVadisのシステムから削除された文書は完全に削除され、復元オプションはありません。
• 削除された文書が将来の評価に有効で関連する場合、EcoVadisのプラットフォームに再度アップロードする必要があります。
• 1つまたは複数の証明書類がシステムから削除されている限り、弊社のサステナビリティアナリストは削除された文書に添付されていたオプションを分析できなくなります。削除された文書のオプションが別の文書（更新された方針/手順または新しくアップロードされた文書）にまだ再添付されていない場合。その場合、オプションは評価の採点には反映されません。

ただし、一連の文書とそこから抽出された情報に基づいて作成されたため、その文書を削除すると、その内容の追加検証ができなくなります。 

事例

文書が手動で削除された場合、すべてのオプションが関連情報を含む別の文書に再添付されていることを確認してください。たとえば、

2022年の環境方針文書に「エネルギーと温室効果ガス」、「廃棄物」、「顧客の健康と安全」に関する方針を添付していたが、新しい方針で文書をアップデートしたい場合。その場合、最新の情報を含む「2023年環境方針」を再アップロードすることができます。

ただし、2022年文書を削除したい場合は、2022年文書の以前のオプションをすべて2023年文書に再添付する必要があります。ベストプラクティスは、両方の文書を保持し、アップデートされた2023年の文書を使用して、2022年の環境方針に添付されていなかったオプションを満たすことです。

文書制限を満たし、複合文書の送信を回避する方法

複合文書とは、複数のサブ文書を1件の証明書類として提出するために作成された文書のことです。例えば、評価対象企業が、環境方針、リスク評価、研修教材を1件の証明書類として結合して提出した場合を指します。堅牢なサステナビリティマネジメントシステムが運用されていれば、必要な証明書類は既に存在していて、適切に構造化されており、ステークホルダーが簡単にレビューできるようになっているはずです。複合文書をアップロードしても55件の上限を守っていることにはならず、そのような文書がマネジメントシステムの実態や成熟度を本当に反映することはありません。そのため、評価プロセスでこの文書は承認されません。

弊社のヘルプセンターでは、評価に最適な文書の選択に役立つガイドをまとめました:証明書類について

「提出可能な証明書類数に上限があるのはなぜですか？」もご参照ください。さらに、複合文書と文書の優先順位付けに関する詳しい情報は、質問票プラットフォームで確認できます。 

削除を続行したい場合

文書の削除後に起こる結果を補足してお伝えすることにより、実行される上で必要な情報を確実にご提供することが、弊社の目的です。それでも削除を続行したい場合は、Ecovadisにお問い合わせください。評価管理者を務める他のユーザーが、この対応について知っており、同意していることを確認してください。ユーザーのリストは、プラットフォームの上方右側にあるユーザーメニューでユーザー管理をクリックしてご確認いただけます。

実行することに同意されますと、文書は30暦日以内に削除され、完了後に確認メールが送付されます。