EcoVadisの評価質問票は、それぞれの業種、ロケーション、企業規模（従業員25人以下の小規模企業（XS）を含む）に合わせて作成されています。小規模企業（XS）が回答を求められる質問の数は平均で10問です。支持（例：UNGC）や範囲など、特定のマネジメント指標に関する質問はありません。これにより、企業に関連性が高い問題のみが評価の対象となります。
貴社のサステナビリティパフォーマンスを分析する上で、証明書類の提出は欠かせません。EcoVadisは、規模が比較的小さい企業では、中規模企業や大企業に比べるとサステナビリティマネジメントシステムが確立されておらず、正式な文書が少ない場合があることを承知しております。そのため、小規模企業（XS）については通常より柔軟に対応しており、形式に則っていない文書も受け付けています。ただし、評価範囲に直結する最新の書類をすべてご提出いただく必要があることにご留意ください。
[どのような証明書類を提出できますか？]をご用意しております。
EcoVadisに提出できるのは、貴社のサステナビリティマネジメントシステムについて記載されていて、質問票への回答の根拠となる正式な文書です。
提出可能な文書の例（あくまでも一例です）として、サステナビリティマネジメントに関する手順書、サステナビリティレポート、CSR監査報告書類、HSE方針、倫理規定/行動規定、就業規則、認証（ISO14001、ISO45001など）、UNGCコミュニケーション・オン・プログレス、サステナビリティセクションが組み込まれている年次報告書などが挙げられます。
すべての文書は、以下の要件を満たしている必要があります。
- 適切なもので、情報がすべてそろっていて、対応評価範囲に関連するものであること。
- .docx、.doc、.xls、.xlsx、.pdf、.odt、.ott、.sxw、.stw、.ods、.odp、.bmp、.txt、HTML.、.png、.jpegのいずれかの形式であること。注：[新しい文書をアップロードする]場合、ファイルタイプが[Adobe Acrobat文書]のアップロードで問題が発生する可能性があります。その場合は、文書をPDFとして保存してアップロードしてください。
注：[新しいリンクをアップロードする]場合、文書ではなく、ウェブページへのリンクのみを提出してください。ページをファイルに保存し、PDFとして資料ライブラリーにアップロードされます。リンクで利用可能な特定のWebページのみがキャプチャされ、Webサイト全体はキャプチャされません。リンクが有効であり、「http://」または「https://」で始まっていることを確認してください。 - ファイルサイズが30MB未満であること。
- 定期的に見直されている文書であること。方針と実施対策に8年間、KPI報告に2年間の有効期限が設けられています。
- テキスト形式では、文書が英語、フランス語、スペイン語、ドイツ語、中国語、日本語ではない場合、画像としてではなくテキストとしてコード化してお送りください。
EcoVadisでは、以下のような文書を考慮の対象としません。
- EcoVadisの質問票に回答するためにのみ作成された文書（コミットメント、実施対策、報告）は受理されません。
- 別の組織またはインターネット上の情報源からコピーされた目標、実施対策、報告で、合理的な証拠と実施の確証がないもの。
- 非公式文書（例：会社名またはロゴがない、発行日、更新日、写真がない）。
- 証拠は埋め込み文書やウェブリンクの形式で提示しないでください（すなわち、証拠は文書に直接示す必要があります）。 アナリストがこのようなリンクから手動で追加文書をダウンロードすることはありません。
- EcoVadisの21のサステナビリティ基準に関連しないエビデンスです。
詳細および提出できる文書の例については、EcoVadisの[文書ガイド]をダウンロードするか、評価範囲の詳細をご確認ください。
小規模企業（XS）が提出できる証明書類の具体例
EcoVadisに提出できるのは、貴社のサステナビリティマネジメントシステムについて記載されていて、質問票への回答の根拠となる正式な文書です。最重要テーマ（方針、措置、報告）に関して受付可能な文書の例は以下のとおりです。
方針
方針文書は貴社が主要なサステナビリティ問題に関するリスクの緩和に真摯に取り組んでいることを示すものです。例としては、目標（期限が設けられた達成目標）、コミットメント・原則・目的を掲げた文書（サステナビリティ問題に取り組む姿勢を示すコミットメント声明）などが挙げられます。
- CEOの署名入りの書簡で主要なサステナビリティ問題に対するコミットメントを示すことにより、自社の姿勢を社内外に伝えることができます。主要なサステナビリティ問題は業種別リスクプロフィールに記載されています。
- サステナビリティに具体的に取り組むための実行計画やロードマップ。社内向けに計画した実践すべき行動の一覧（例：年次安全衛生行動計画）など。
措置
措置・実施対策では、貴社が日々の業務で現在実施している具体的な対策を明示する必要があります。
- 対策を実施したことを証明する明細書（例：貴社がエネルギー効率の高い機器を購入したことを示す明細書）
- 対策が伝達・実施されていることを示す研修資料。研修の記録、チェックリスト、研修教材（スライドなど）が挙げられます。
- 対策が実施されたことを証明するメール（例：環境および社会に関する要求事項を記したサプライヤーへのメッセージなど）
報告
社内で重要なサステナビリティ問題に関するKPIをモニタリングしていることを示す報告文書。報告文書は古くても2年前のもので、最短でも1年間分の情報を網羅していなければなりません。
環境
- 消費している資源の種類（例：廃棄物、水、電気・ガス・石油などのエネルギー）とその単位、報告年度または期間（2020年、2019～2022年など）。
- 実際の排出量情報の把握が難しい場合、明確な説明をした上で推計を用いても構いません。例えば、水道や電気の使用量を、区分所有のビルやレンタル/リース用のオフィスビルの総排出量から推計することができます。
- 請求書や契約書から追跡できる排出量情報。排出量情報は正式な文書として追跡する必要があります。
労働と人権
- モニタリングした監査項目（例：事故件数、実施した研修）とその単位（数字または割合）、報告期間（2020年、2019～2022年など）。
注：請求書（電気料金や水道料金などの請求書）のみでは報告の証拠としては認められませんのでご注意ください。報告指標を示すことにより、情報を開示していることだけではなく、各テーマの全KPIを通して進捗を積極的にモニタリングし評価しているかどうかも測ることができます。
弊社で受付可能な証明書類は以下の通りです。
- 従業員研修記録
- 従業員の意識向上研修に関する社内メール
- 対策を実施するために購入したエコラベル付き製品の明細書
- 企業倫理方針
- 社内環境ダッシュボード
- 人事データのエクセルシート（例：従業員研修に関するKPI）
- 内部マネジメントプレゼンテーション
- リスク評価に関する文書
証明書類として認められない例には、以下のものがあります。
- 報告目的の第三者による公共料金請求書
- 即席の自己申告書
- 実行済みとの申告だけで、確かな証拠の伴わない実施対策の説明
- 写真
- 社会貢献活動のパンフレット
- 顧客、サプライヤー、ビジネスパートナーからの文書
- 法律の規定に準ずる事業運営ライセンス
- その他、地方自治体が発行する法令遵守のための文書
小規模企業（XS）向けガイドをご確認ください。証明書類に関する弊社の評価手法やガイダンスの概要をご確認いただけます。
こちらの証明書類のフォーマットと有効期限に関する記事で詳細をご確認ください。
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