Welk soort ondersteunende documenten kan ik verstrekken?

U kunt ons alle formele documenten verstrekken die het MVO-beheersysteem van uw bedrijf weerspiegelen en uw antwoorden op de vragenlijst ondersteunen.

Hier zijn enkele voorbeelden van documenten die kunnen worden verstrekt (alleen ter illustratie): MVO-beheersprocedures, MVO / duurzaamheidsrapporten, rapporten van sociale audits, HSE-beleid, ethiekcode / gedragscode, handboeken voor werknemers, certificaten (ISO14001, OHSAS18001, onder andere) , communicatie van het UN Global Compact, jaarlijkse rapporteringen met geïntegreerde MVO verslagen.

Alle documenten moeten:

• Relevant en volledig zijn, evenals gerelateerd aan de overeenkomstige beoordelingssector;
• In een van deze formaten: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .odt, .ott, .sxw, .stw, .ods, .odp, .bmp, .txt, .html.Opmerking: voor "Upload een nieuw document" kan het bestandstype "Adobe Acrobat Document" problemen geven bij het uploaden. Sla in dit geval het document op als PDF om het te uploaden;

  Opmerking: geef bij "Upload een nieuwe link" alleen links naar webpagina's, niet naar documenten. De pagina wordt vastgelegd en als PDF naar uw Documentenbibliotheek ge-upload. Daarbij wordt alleen de specifieke webpagina die onder de link beschikbaar is, vastgelegd, niet de hele website. Zorg ervoor dat de link geldig is en begint met http:// of https://;

• Kleiner dan 30 MB;
• Regelmatig beoordeeld. Er is een geldigheidsperiode van 8 jaar van toepassing op zowel beleid en acties en 2 jaar op KPI-rapportage;
• In tekstformaat - Als uw documenten niet in het Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees of Japans zijn, stuur ze dan gecodeerd als tekst en niet als afbeelding. 

EcoVadis valideert niet:

• Documenten (engagementen, acties en / of rapporten) die uitsluitend zijn gemaakt om aan de EcoVadis-vragenlijst te voldoen, worden niet geaccepteerd;
• Doelstellingen, acties of rapportages gekopieerd van een andere organisatie of online bronnen zonder redelijk bewijsmateriaal en zekerheid van implementatie;
• Informele documentatie (bijvoorbeeld zonder de naam of het logo van het bedrijf, zonder de uitgifte- of herzieningsdatum, foto's enz.). 
• Bewijsmateriaal dat in de vorm van ingesloten documenten/weblinks wordt aangeboden (d.w.z. het bewijsmateriaal moet rechtstreeks in het document worden getoond), analisten zullen van dergelijke links niet handmatig extra documentatie downloaden;
• Bewijsmateriaal dat geen verband houdt met de 21 EcoVadis duurzaamheidscriteria.

Voor meer informatie en enkele voorbeelden van documenten die kunnen worden geleverd, gelieve onze documenthandleiding te downloaden.